Предотвращаем мошенничество в закупках

⚡️Завершая год, открываем на нашем сайте цикл статей по превентивным антифрод-действиям.
Первый материал про самый криминализованный сектор - закупки🪓

Использование сотрудниками закупочного процесса в своих целях, искусственное ограничение и даже имитация конкуренции среди поставщиков приводит к:

➖ закупкам у связанного поставщика - сговоры между менеджерами отдела закупок (вышестоящим руководством) и поставщиками (подкуп за «вход» на контракт, «откаты» со сделок, распределение выводимой маржи и т.п.);
➖ закупкам у полностью подконтрольного поставщика - его регистрация на подставных лиц, хищение выводимой маржи (бестоварные поставки, завышение цены в 2 раза и более, поставка неликвидного оборудования вместо нового и т.д.).

Данные действия становятся возможными при отсутствии работающих тендерных процедур , конкуренции и контроля в закупках, вызванные:

➖«беспорядком» в контрольной функции в закупках, проведением закупок без тендеров в виде «исключения»;
➖«закладками» в тендерной документации, сговором закупщиков с линейным подразделением-инициатором закупки, которое может составить техническое задание «нужным» образом;
➖ искусственно созданным «цейтнотом» в закупке и ускоренными процедурами «без процедур» и т.д.

Как предотвратить фрод в закупках?

⏩ Понятная и прозрачная система отбора и взаимодействия с поставщиками на основе рыночной конкуренции. Нужен мониторинг новых поставщиков, дополнительные отборы контрагентов, понимание, кто является реальным «заводом-изготовителем», а кто «перекупом».

⏩ Единые правила закупки для всех. Следует устранить саму возможность искусственного создания форс-мажора, а также влияния на закупки «каст» избранных руководителей и сотрудников, которые настолько «важны», что на них общие правила не распространяются.

⏩ Непрекращающаяся неформальная проверка сотрудников и руководителей на связи с поставщиками не только отдела закупок, а всех сотрудников, вовлеченных в формирование технической документации и взаимодействие с поставщиками. Взаимодействие может протекать конспиративно и «под прикрытием».

⏩ Горячая линия. Никто кроме коллег по кабинету не имеет такого точного представления, что происходит в конкретном закупочном бизнес-процессе (предоставляем альтернативу для сообщений: телефон, электронная почта и др., обеспечиваем анонимность и возмездность сообщений, если они были результативны).

⏩ Ротация персонала и разделение ответственности и обязанностей. Необходимо минимум 1 раз в 2 года менять функциональные обязанности у сотрудников и участки их работы. Нельзя концентрировать функции закупки с приемкой, оприходованием и списанием активов.

⏩ Неформальное обучение персонала в сфере противодействия мошенничеству. Должна проводиться «просветительская» работа среди сотрудников о том, что воровство наказуемо, при этом важен «тон сверху» от руководителей, являющихся примером, иначе система такого «просвещения» превратится в фарс.

🔥Оставайтесь с нами, впереди не менее интересные истории о жизни склада, производства и продаж, на нашем телеграм-канале и на сайте.

#схемы@ficenter #форензик@ficenter #фрод #антифрод