Продолжаем тренировать условное форматирование. На этот раз решаем следующую задачу: необходимо выделить каким-нибудь цветом товары, которые в таблице встречаются более 4 раз. Выделить нужно не отдельную ячейку товара, а всю строку целиком.
Разумеется, количество повторов, требуемое для форматирования, можно поменять на своё при необходимости.
Иногда возникает необходимость узнать, какие именованные диапазоны используются в файле и на что они ссылаются. Особенно актуально это при работе с чужими расчётными файлами.
Получить список всех имен можно командой "Все имена". Она находится в окне "Вставка имени". Ну а само окно можно открыть либо командой на ленте, либо клавишей F3. Перед применением команды убедитесь, что рядом с активной ячейкой есть достаточно пустого места, так как список будет вставлен относительно неё.
Одним из вариантов объединения ячеек является объединение по строкам. Это означает, что в выделенном диапазоне из нескольких строк и столбцов будут объединены не все ячейки в одну большую, а только ячейки в пределах каждой строки. То есть количество строк останется неизменным, а вот столбец будет один. Иногда это бывает очень полезно (например, при создании бланков в Excel).
Если по какой-то причине имеющаяся "умная" таблица Вам больше не нужна (как объект), а вот информацию в ней надо оставить - используйте команду "Преобразовать в диапазон" на контекстной вкладке "Конструктор". Она сохранит всё форматирование и все данные, но таблица больше не будет специальным объектом, а станет обычным диапазоном ячеек.
Если же форматирование тоже не нужно, можно предварительно применить стиль без оформления, а потом - указанную выше команду.
В пользовательских правилах условного форматирования можно использовать формулы массива. Это даёт еще больше возможностей для создания кастомизированных правил.
Например, можно создать правило, которое будет выделять 3 строки с наибольшими продажами в таблице, но не по всем товарам, а только по тому, который выбран в выпадающем списке. При этом формула массива в окне правила условного форматирования не требует ввода тремя клавишами. Достаточно просто написать или вставить ее туда.
Маркер автозаполнения замечательно работает и с датами. Помимо стандартного увеличения на единицу и возможности задать шаг, введя первые два значения, предлагается еще несколько опций.
Если потянуть за маркер автозаполнения правой кнопкой мыши, то откроется контекстное меню, в котором можно выбрать такие варианты как: - заполнение только рабочими днями - заполнение с шагом в 1 месяц - заполнение с шагом в 1 год
По умолчанию при построении сводной таблицы и добавлении нескольких полей в область строк мы получаем вложенную иерархию. Часто это бывает довольно наглядно и удобно. Но если добавлено много полей, то чтение таблицы может оказаться затруднительным.
В таком случае лучше всего перестроить ее в классическую плоскую таблицу. Такая возможность предоставляется командами, расположенными на вкладке Конструктор.
При работе со значениями даты и времени часто необходимо извлечь в отдельную ячейку только дату, а в другую - только время. Делается это очень просто, если помнить о том, что дата - это целое число, а время - дробная часть целого числа.
Тогда задача сводится к извлечению целой и дробной части по отдельности. Первую можно достать функцией ЦЕЛОЕ, а вторую можно выразить как остаток от деления числа на единицу (остатком в таком случае будет дробная часть). Формулы очень простые и короткие.
Инструмент "Мгновенное заполнение" в Excel есть уже достаточно давно (с 2013 версии). И спектр задач, которые он может помочь решить, достаточно широк. Вот одна из них.
Есть список сотрудников в формате ФИО. Нужно изменить порядок так, чтобы фамилия была в конце. Задача несложная. Можно разбить данные на столбцы с помощью "Текст по столбцам", а потом пересобрать формулой в нужном порядке. Но с мгновенным заполнением это делается ещё быстрее. Вводим пару примеров результата - и Excel угадывает, что мы пытаемся сделать.
У сводных таблиц есть удобная опция фиксации ширины столбца при обновлении. А вот с высотой строки дело обстоит иначе. Иногда случается так, что нужно задать строкам сводной высоту больше, чем стандартная. Но при работе со срезами и обновлениями эта высота снова слетает к стандартной.
В некоторых случаях помогает выделение целиком нужных строк и отключении опции "Переносить текст" на Главной. А в некоторых можно использовать другой приём.
Выделяем в любом пустом столбце строки, высоту которых надо фиксировать, и меняем размер шрифта на тот, который даст нужную высоту. При этом можно даже не вводить никакой текст в эти ячейки. Изменение размера шрифта заставит Excel всегда держать высоту строк на определенном уровне (в т.ч. при обновлении сводной и работе со срезами).
Для получения произведения нескольких ячеек в Excel можно их просто перемножить, а можно использовать функцию ПРОИЗВЕД. Её плюс в том, что она умеет игнорировать пустые ячейки, логические и текстовые значения. А значит, если в какой-то перемножаемой ячейке окажется текст или пустота, Вы не получите ошибку или ноль (в отличие от ручного перемножения).
А если нужно перемножить ячейки без учета нулевых значений (ведь даже один нулевой множитель даст в итоге ноль), то используйте небольшую формулу массива из связки ПРОИЗВЕД + ЕСЛИ. Она простая и вполне решает нашу задачу.
За оформление ячеек по умолчанию в книге Excel отвечает стиль "Обычный". Если вы хотите, например, изменить размер шрифта для всех ячеек в файле (в том числе и для тех листов, которые будут созданы в дальнейшем), то просто изменить настройки формата для этого стиля.
Но нужно помнить о том, что если в ячейках есть текст, к которому было применено форматирование отличное от стиля "Обычный", то он останется без изменений. И все листы, которые будут скопированы из других файлов также сохраняют настройки своих исходных книг.
Обычно мы нумеруем недели внутри каждого года. Но иногда требуется выполнить возобновляемую нумерацию внутри каждого нового месяца. То есть с 1-ого числа по 7-ое число - первая неделя, с 8-ого по 14-ое - вторая неделя и т.д.
Стандартной функции для такой нумерации нет, но ее легко получить формулами на основе округления или целочисленного деления. Показываем парочку примеров.
Копировать информацию между книгами Excel очень просто. Можно даже целиком перемещать целые листы. Но будьте внимательны при выполнении этой операции. Помните, что вместе с листом "переезжают" не только данные на нем, но много чего еще: именованные диапазоны, числовые форматы, стили ячеек...
Иногда именно это и нужно. А иногда мы просто хотим перенести данные из ячеек в другой файл, без лишнего мусора. В таких случаях лучше всего просто копировать данные и вставлять как значения, а не таскать из файла в файл листы целиком и все сопутствующие довески.
Знание маленьких хитростей и трюков порой может очень сильно ускорить работу в Excel. Например, чтобы ввести числовое значение в ячейку в текстовом формате, достаточно просто начать ввод с символа апострофа (').
Вводим апостроф, а за ним - нужное число. В итоге Excel воспримет его как текст. Причем апостроф будет виден в строке формул, но не будет виден в ячейке. Разумеется, работает это не только для чисел, но и для значений даты и времени (ведь они, на самом деле, так же являются числами).
У нас тут поинтересовались, как можно вставить формулой текст в нужную позицию в ячейке. Чаще всего задачу можно решить несколькими способами. Например, использовать функции ПОДСТАВИТЬ и ЗАМЕНИТЬ. Первая может заменить нужный символ на любой другой текст, а вторая умеет заменять указанное число символов, начиная с указанной позиции. Ну а есть не указать количество символов для замены, то новый текст будет просто добавлен в нужную позицию.
Когда мы строим сводную, то чаще всего требуется отформатировать числа в области значений, чтобы сделать их более читаемыми (например, добавить разделители разрядов и ограничить число знаков после запятой). В контекстном меню есть две похожие команды: Формат ячеек и Числовой формат. Это не одно и то же.
Первая команда меняет форматирование только выделенных ячеек (или ячейки). А вот вторая - меняет форматы сразу для всех значений выбранного поля. Поэтому лучше использовать именно второй вариант. Тогда при обновлении и расширении сводной новые значения сразу будут отформатированы как нужно.
Исходные данные для сводных таблиц не всегда достаточно нормализованы. Одна из частых проблем - числа сохранены как текст. Частный случай этой проблемы - даты, сохраненные как текст. Если построить сводную и поместить такие даты в область строк, то не получится, например, сгруппировать их помесячно.
Исправить проблему легко (мы уже не раз показывали). Тонкий момент заключается в том, что после такого исправления сводную таблицу придется обновить дважды, чтобы даты наконец стали вести себя в ней как даты.
Для поиска текста в ячейке используются функции НАЙТИ и ПОИСК. Их минус в том, что если надо будет искать какое-то слово, то будут найдены не только вхождения этого слова как отдельного, но и сложные составные слова (например, молоко найдется в слове молокозавод).
Чтобы этого избежать, можно искать не только само слово, но и пробелы вокруг него. А чтобы исключить ошибку в случае, когда в ячейке с текстом есть только такое слово и больше ничего, можно обернуть пробелами с обеих сторон и эту ячейку тоже.
В сложных и больших файлах часто приходится переключаться на ручной пересчет формул (иначе работа становится крайне неудобной). При этом по умолчанию при сохранении файла пересчет формул все-таки запускается (если что-то изменялось в ячейках, влияющих на формулы). Иногда это может раздражать (при частых сохранениях, например).
Отключить эту опцию можно в параметрах на вкладке "Формулы".
