Excel Everyday

Еще один способ сократить размер файла - просто удалить исходные данные, на которых построены сводные таблицы. Сами сводные при этом не пропадут и не сломаются. Их даже можно будет перенастраивать. А вот обновить сводную уже не получится - источник данных будет недоступен. Разумеется, такой способ можно применять лишь тогда, когда вам ТОЧНО не нужны исходные данные и не потребуется обновлять сводные таблицы. Плюс способа - существенное уменьшение размера файла.

#УР2 #Сводные_таблицы

Когда мы работаем с большими объемами данных и в одном файле храним и сами данные, и сводные таблицы по ним - такие файлы имеют очень большой размер. Чаще всего можно их немного оптимизировать.

Например, вы можете отключить хранение кэша сводной таблицы вместе с файлом. Это уменьшит размер документа, а единственное неудобство будет такое: при изменении какой-то сводной таблицы ее придется предварительно обновить (о чем Excel честно предупреждает при попытке обновления). Часто это оказывается небольшой ценой за существенное снижение объема файла.

#УР2 #Сводные_таблицы

В Параметрах Excel можно найти много интересных опций и настроек. Одна из них - автоматическая вставка десятичной запятой. Такая настройка полезна, если нужно вручную вводить много данных, содержащих десятичную часть. Ставим галочку и указываем, сколько разрядов нужно отделять запятой. После активации вводим в ячейку числа с десятичными знаками, а Excel сам вставляет запятую. Но будьте аккуратны. Например, чтобы ввести 0,8 при включенной опции вставки запятой для 2 десятичных знаков, надо вводить в ячейку 080 или 80. Если ввести 08, то получим 0,08, а не нужное значение.

Кроме того, важно помнить, что настройка действует на всех листах и во всех файлах. Обычно это не требуется, поэтому после завершения ручного ввода большого количества данных не забывайте деактивировать эту опцию.

#Справка

Выделять диапазоны мышкой удобно, когда они не слишком большого размера. Выделять клавиатурой удобно, когда диапазон уже заполнен. Если же надо выделить большой пустой диапазон какого-то известного адреса, то можно использовать окно "Переход".

Выделяем первую ячейку, жмем F5, вводим адрес второй ячейки и зажав SHIFT кликаем ОК. В итоге быстро и удобно выделяется нужный диапазон.

#Горячие_клавиши

Всем привет! Очередная подборка уроков с нашего YouTube-канала. Там вы можете найти видео по работе в Power Query, подробные уроки по Excel, Word, Outlook и PowerPoint, а также длинные стримы на интересные темы.

Power Query. Очистка текста от лишних символов - https://youtu.be/Co6yaHiA0G4

Как подружить отчёты из 1С и Excel - https://youtu.be/sTDxcpV58jQ

Excel. Основы. Фиксация размеров объекта - https://youtu.be/ijfLu-Ejgn4

Excel. Как подсветить повторяющиеся строки в таблице - https://youtu.be/hkiDSaM-4Us

Power Point. Мультимедиа. Как создать интерактивное оглавление - https://youtu.be/W8bnqDyV2ZY

На макросы в Excel можно назначать горячие клавиши. Это очень удобно и практично. Единственный нюанс - программа различает и раскладки, и регистры. Например, если нам нужно назначить на макрос сочетание CTRL+m, то оно будет работать только при английской раскладке.

Если нужен также запуск и в русской раскладке по тем же клавишам, то можно продублировать макрос и на копию назначить уже сочетание CTRL+ь.

#УР4 #Макросы

Когда сводная таблица построена на огромном источнике данных, то перестройка макета может занимать длительное время при каждом мелком изменении (удалить поле, добавить поле и т.д.). Если надо серьезно перестроить сводную, то можно временно включить опцию "Отложить обновление макета". Вы не будете видеть, как меняется сводная, но сможете быстро настроить макет. А после завершения можно уже нажать кнопку "Обновить" или вообще отключить эту опцию.

#УР2 #Сводные_таблицы

В комментариях к прошлому уроку (да, теперь у нас есть комментарии!) наш читатель Дмитрий верно подметил, что показанные приемы не срабатывают в некоторых случаях при наличии объединенных ячеек. Как чаще всего и бывает, объединенные ячейки плодят различные проблемы.

Хорошая новость в том, что проблемы эти вполне решаемые. Если мы очищаем именованный диапазон вручную и видим сообщение Excel об ошибке, то достаточно нажать ОК, а затем повторно нажать Delete. Ну а если используем макрос, то придется слегка усложнить код, чтобы он верно отрабатывал и для объединенных ячеек.

Sub ClearData()
Dim rng As Range, rngArea
Set rng = Range("Данные")
For Each rngArea In rng.Areas
If rngArea.MergeCells Then
rngArea.MergeArea.ClearContents
Else
rngArea.ClearContents
End If
Next
End Sub

#УР1 #Обработка_таблиц

Одна из задач, решаемых в Excel - заполнение каких-то форм на листе различными данными. Если у вас есть такая форма, то наверняка часто приходится очищать поля перед очередным заполнением.

Чтобы сделать такую операцию более удобной, можно выделить все заполняемые ячейки (зажав CTRL), а затем назначить диапазону имя (не забываем нажимать ENTER после ввода в поле Имя). В итоге, можно парой кликов выделить нужный диапазон и нажать DELETE для очистки. А можно и вовсе создать кнопку и привязать на нее коротенький макрос для очистки.

#УР1 #Обработка_таблиц

В некоторых задачах появляется необходимость по номеру месяца определить первый рабочий день в этом месяце (разумеется, с учетом выходных и праздников). Решить проблему можно несложной формулой (плюс понадобится отдельный список праздничных и выходных дней).

Идея в том, чтобы определить последний день предыдущего месяца, а затем от этого дня отсчитать дату через один рабочий день. В итоге попадем на первый рабочий в следующем месяце. В основе вычисления - функция РАБДЕНЬ.

#УР2 #Примеры_формул

Для математического округления чисел в Excel есть множество встроенных формул (ОКРУГЛ, ОКРВНИЗ, ОКРВВЕРХ и т.д.). Но бывают задачи, где требуется нестандартное округление. Разберем одну из таких.

Есть числа с десятичными знаками. Нужно округлить их по следующему правилу:
- если десятичная часть больше 0,75, то округляем вверх (до следующего целого)
- если меньше 0,75, то округляем вниз (до предыдущего целого).

Решается простой функцией ЕСЛИ и функциями для извлечения целой части числа (ЦЕЛОЕ) и его дробной части (ОСТАТ). А те, кто любит более изящные формулы, могут использовать вариант без функции ЕСЛИ.

#УР2 #Примеры_формул

Сводные таблицы очень популярны. Но даже опытные пользователи порой находят в них неизвестные для себя настройки. Одна из таких - вставка разрывов страниц.

Когда имеется большая сводная таблица сложной структуры, то на печать ее бывает удобнее выводить не "сплошняком", а разбивая на группы исходя из значений в области строк. Это можно сделать автоматически, выбрав в параметрах нужного поля в группе "Разметка и печать" соответствующую опцию. Дополнительно можно включить печать сквозных строк.

#УР2 #Сводные_таблицы

Удалять дубликаты умеют практически все (инструмент действительно очень простой). Но некоторые задачи порой вызывают затруднения. Например, надо из таблицы цен удалить дубли по артикулам, оставив цену только по самой последней дате для каждой позиции. Если просто применить инструмент по удалению дублей, то результат далеко не всегда совпадет с нужным.

Дело в том, что при удалении дубликатов Excel оставляет верхние строки таблицы, удаляя все повторы ниже. А значит, чтобы наверняка решить задачу, надо отсортировать таблицу по датам по убыванию. Тогда удалив дубли получим в остатке значения по последним датам.

#УР1 #Обработка_таблиц

В дополнение к предыдущему уроку. Если вам не нужно именно менять значение в ячейке (то есть физически вставлять в него дефисы), а нужно просто отобразить артикул в ячейке с разбивкой на группы по 3 цифры, то можно применить обычный числовой формат. Код совсем простой: "000-000-000". Только помните, что подобные форматы применимы исключительно для числовых значений.

#УР2 #Примеры_формул

Необычная задача от подписчика: есть список девятизначных артикулов. Нужно разбить каждый артикул на группы по 3 символа, вставив между ними дефис.

Задача решается по-разному. Можно "разобрать" текст на части функциями ЛЕВСИМВ, ПСТР и ПРАВСИМВ, а потом склеить через дефисы и амперсанды. А можно поступить чуть хитрее и использовать функцию ЗАМЕНИТЬ, опустив третий аргумент.

#УР2 #Примеры_формул

Всем привет! Очередная подборка уроков с нашего YouTube-канала. Там вы можете найти видео по работе в Power Query, подробные уроки по Excel, Word, Outlook и PowerPoint, а также длинные стримы на интересные темы.

Power Query. Как собрать несколько файлов в один - https://youtu.be/NVXdizXk99w

Автоматический отчёт. Как подружить Outlook и Excel с помощью макросов и Power Query - https://youtu.be/olF4ZuVub0M

Excel. Как подсчитать нарастающий итог в Excel - https://youtu.be/phipLdXO6_E

Excel. Как быстро переставить столбцы таблицы в нужном порядке - https://youtu.be/jra3Qyxnna8

Word. Основы. Добавление подложки - https://youtu.be/GYgJaTdQnms

На стримах и в ответах в боте мы иногда сталкиваемся с необходимостью с помощью формулы извлечь из текста последнее число или слово (расположенные после последнего пробела). Формула, которую мы обычно использовали, довольно громоздкая, но наш подписчик Виктор предложил более лаконичный и красивый вариант.

Он основан на хитром приеме. Заменяем каждый пробел в тексте на много подряд идущих пробелов. Слова "разъезжаются" далеко друг от друга. А потом отщипываем справа кусочек достаточной длины и избавляемся от лишних захваченных пробелов. Очень красивое решение.

#УР2 #Примеры_формул

Объединением двух предыдущих приемов является формула, которая умеет подсчитывать ранг внутри групп, да еще и без пропусков значений. В основе - всё та же универсальная СЧЕТЕСЛИМН. Главная фишка - хитрое закрепление диапазонов (первую ячейку делаем фиксированной, а вторую - свободной).

Из-за такой хитрости есть нюанс. Формула не переживет сортировку таблицы (ссылки "поедут" и вернутся не те результаты). Поэтому использойте аккуратно. Либо там, где сортировки не будет, либо сразу же заменяйте формулы на значения.

#УР2 #Примеры_формул

Иногда возникает задача проранжировать какие-то значения не в целом по таблице/диапазону, а внутри отдельных групп. Встроенная функция РАНГ тут не подойдет. Но зато легко справится обычная СЧЕТЕСЛИМН.

В самом деле, чтобы высчитать ранг для самого большого значения в группе, достаточно посчитать сколько есть в таблице строк с теми же условиями (той же группой), но равных или больших по ранжируемому параметру. Очевидно, что для самого большого значения такая строка будет 1 (это и есть ранг - первый). Для второго по величине таких строк будет уже две (позиция №2) и так далее.

P.S. Если в таблице будут полностью дублирующиеся строки (одинаковы и группы, и ранжируемая величина), то формулу надо будет чуть подправить. Покажем в следующем уроке.

#УР2 #Примеры_формул

Ранжировать строки в Excel приходится довольно часто. Обычно хватает встроенных функций РАНГ. Но у них есть один существенный недостаток. При одинаковых значениях эти функции либо выводят средний ранг (РАНГ.СР), либо присваивают значениям один и тот же ранг, а следующее по величине идет через пропуск нескольких номеров (РАНГ.РВ).

Если нужно, чтобы нумерация была без пропусков, строго от 1 до n, то придется дополнить функцию РАНГ небольшим побочным вычислением.

#УР2 #Примеры_формул