Почему после увольнения одного человека всё ломается?

Часто бывает, что и регламент есть, и автоматизация. А вот ушел человек из процесса и все деградировало. Можно налить воды из гипотез, но у нас тут наука! Знакомьтесь: теория организационных рутин.

Рутина — повторяющаяся, узнаваемая последовательность взаимозависимых действий, в которую вовлечены несколько участников. Именно это отличает рутину от индивидуальной привычки.

Именно в рутинах хранится организационная память.

Рутина состоит из двух элементов:
1. Предписанный образец. Регламент, идеальная схема рутины — то, как она должна выполняться в теории.
2. Исполнительское воплощение. Это конкретная реализация рутины «здесь и сейчас» конкретными людьми, с учётом живой ситуации.

Механика изменений
— Ежедневно в исполнительском воплощении накапливаются мелкие отклонения.
— Если отклонение устойчиво решает проблему лучше, оно может быть повторено и со временем войти в регулярную практику.
— Так рутина эволюционирует.

Управленческая задача — не ломать рутины, а настраивать механизм обратной связи, чтобы удачные отклонения не гасились системой, а узаконивались через СМК.

Рутина = “как задумано” + “как реально делают” + “как организация учится”

Поэтому при уходе ключевой команды из компании уходит не только опыт. Уходит часть организационной памяти.

Можно скопировать регламент. Но рутину скопировать сложнее, потому что она распределена между людьми и контекстом. А без этого теряется осмысленность и начинается карго-культ.

Спасибо, кэп, скажете вы. И что с того? Наука дает нам возможность делать предсказания, которые можно проверить.

1. Если изменить регламент, но не изменить фактическую рутину, поведение почти не изменится

2. Если рутина часто повторяется без обратной связи, она станет стабильной, но может закрепить плохую практику

3. Если команда уже вместе проходила похожий цикл, она стартует быстрее новой команды из звёзд (посмотрите на команду Олега Тинькова, которую он забрал из России)

4. Если перенести только артефакты, а не носителей рутины, получится карго-культ

5. Если ключевые носители рутины уходят, процесс деградирует, даже если документы остались

https://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S0956522123000027