Диагностика данных — первый шаг к порядку в документах

Успешная трансформация работы с документами всегда начинается с объективной оценки текущего состояния. Прежде чем принимать решения о том, что менять, важно понять, с чем вы работаете сейчас.

Качество данных, их связность, соблюдение прав доступа, наличие устаревших версий и дублей — это определяет, какой объем работы предстоит и с какого процесса стоит начинать. Аудит помогает получить объективную картину текущего состояния документного контура и определить, с какого процесса или подразделения начинать изменения. 

Такой анализ включает несколько шагов:
➖ карта источников и систем: где хранятся документы и какие из них участвуют в процессах;
➖ выбор репрезентативного массива: на каких документах будет проводиться проверка;
➖ анализ метаданных, версий, дублей и связей: насколько данные структурированы и связаны между собой;
➖ проверка наследования прав доступа: соответствует ли ролевая модель требованиям безопасности;
➖ выявление расхождений: где возникают противоречия между связанными документами и на что они влияют;
➖ оценка текущего процесса поиска и работы с контентом: насколько быстро и точно сотрудники находят нужную информацию и каких бизнес-процессов это касается.

На выходе компания получает карту рисков и точек роста. Становится понятно, где данные дублируются, где теряются версии, где возникают противоречия между документами из разных систем. Это позволяет принимать решения о приоритетах и пилотных направлениях — с какого документального контура начинать изменения, какие метрики отслеживать и на что обращать внимание в первую очередь.