Оля Сиваева | Ит, слип, ивент, репит

12 октября у нас с мужем была годовщина свадьбы, а поскольку в отпуск поехала компания, в которой есть:
два художника по свету, ивент-продюсер, архитектор и восемь творческих детей, то утром 12го мне в голову пришла идея:

А почему бы не устроить импровизированную свадьбу узким кругом? Тем более, что площадка у нас уже есть ;)

За 15 минут были распределены зоны ответственности, согласована схема застройки, написан сценарий, назначен ведущий и диджей.

Пока мы с Сашей ушли фотографироваться на пляж (фотограф был единственным человеком, выбранным и забронированным заранее), остальные расставили мебель, собрали букет невесты, распределили треки на выход друзей жениха, подружек невесты и пары. А еще подготовили 2 творческих номера.

В итоге мы получили:
❤️12 счастливых людей
❤️2 часа смеха и любви
❤️воспоминание на всю жизнь.

Бюджет проекта:
2500 руб - платье невесты с WB
200 usd - фотограф

Как рукпро, я сделала уже более сотни больших проектов. «Больших» - это с бюджетом 20+ млн. Но я все еще периодически выхожу на блоки (редко и, в основном, на проектах друзей), и искренне считаю, что это очень полезно. Неважно, опытный ты ивентор или только начинаешь свой путь.

Я вообще подумала, что было бы классно иметь под рукой список таких «ролей» на старте карьеры, чтобы отследить каких еще компетенций не хватает в копилке опыта на пути к Руководителю проекта.

Я тут собирала список зон ответственности, на которые делятся проекты. У меня получилось вот так:
🔵рукпро
🔵Проджект менеджер
🔵Ассистент проекта
🔵Технический директор
🔵Декоратор (классно, когда в команде есть менеджер от декорационного цеха, если такого человека нет, то я ставлю координатора)
🔵РПГ (тут тоже самое. В идеале у режиссера, сценариста, выпускающего и тд должен быть свой менеджер, закрывающий потребности команды. На небольших проектах часто этот функционал ложиться на плечи ассистента проекта.)
🔵Креатив. Арт-директор, креативный директор или креатор, дизайнеры. Состав команды зависит от масштаба проекта.
🔵Менеджер по площадке и кейтерингу (это может быть и 2 разных человека, но я предпочитаю совмещать 2 в 1)
🔵Менеджер по программе (тут все, кто задействован в программе: ведущие, диджей, артисты, гримерный и костюмерный цеха)
🔵Координатор на блок (тут зависит от проекта. Это могут быть интерактивы, мастер-классы, мебель, подарки, POS материалы, видеопродакшн (если в проекте много видеоматериалов), логистика, etc.)
🔵Координатор зоны регистрации
🔵Координатор персонала (фото, видео, аниматоры, хостес, промики)
🔵Хостинг звезд (отдельный человек, полностью отвечающий за райдеры, гримерки и чеки звездных артистов)
🔵Штабной (зона бекстейдж, закупки, штаб)

На всех позициях уже «играли»? Кого еще вы встречали в командах? Поделитесь в комментариях. ☁️

Отпускное

Сбежала на 12 дней на остров. Перезагрузить системы, по обниматься с семьей, проветрить голову, выгрузить отжившие идеи, зарядиться на новые свершения.

Обожаю наблюдать, как работает голова в отпуске. Первые три дня всегда вакуум. Ни одной рабочей мысли. Кажется, будто кто-то поставил блок на входящие. Я прямо физически не могу читать чаты и почту в эти дни.

Следующие три дня наступает FOMO. «А вдруг я что-то пропустила?», «А если что-то важное?», «А вот здесь можно было по-другому решить, надо написать.»
Но я держусь. Держусь и наблюдаю.
И тогда наступает ОТДЫХ.

Пока заканчивается 4й день, еще 2, я достигну чистого сознания, и контент появится сам собой (но это не точно).

«Ты куда пропала?»

Это я сама себя спрашиваю, когда вижу, что в тгк уже несколько дней тишина, а должно было быть уже 2-3 поста (как минимум).

Итак, за последние 5 дней я успела:
• Сходить с подружкой на лекцию по архитектуре
• Посмотреть 3 площадки под проект в ноябре. Они не новые, но на 2х я побывала впервые
• Разобрать со стилистом гардероб и собрать осеннюю капсулу
• Выступить с финальной речью в школе «Король говорит» и получить диплом
• Посетить премьеру мужа «Элементарно, Хадсон!»
• Отбелить впервые в жизни зубы и убедиться, что после этой процедуры надо сразу пить что-то крепкое ибо больно!
• Рабочие зумы, встречи и статусы я в список не включаю. Это база ;)

Ну всё, теперь я дипломированный спикер 🌟

Мое финальное выступление было на тему «Как быть фрилансером в ивенте и не бояться». Оказалось, что мне есть что сказать на этот счет ;)

В году бывает 1-2 периода, когда запросов много, а фактически реализуется 1-2 проекта.
У меня такая история была с сентябрем. К концу лета я подходила с 6 запросами (3 из которых уже были детально посчитаны и нарисованы эскизы - «это не тендер, мы просто пару агентств запросили» ну, вы знаете ;) По факту, до реализации дошел только 1 проект.
Поскольку фрилансеры - это срез работы рынка, то, полагаю, такая ситуация была у всех (или почти у всех).

Продолжая тему ошибок.

На втором месте моих любимых ошибок - слово «хостесс» с двумя С. Но тут ошибиться несложно, тк на английском это слово пишется именно так: “hostess”.
Но на русском правильно писать с одной С.

Просто запомните:
business - бизнес,
address - адрес,
hostess - хостес.
#полезноепроивент

Презентация по…

Наверное, одна из самых распространенных ошибок, которую я встречаю регулярно в совершенно разных агентствах, это «Презентация по … (площадкам/ведущим/кавер-группам и тд)».

Ну, почему же «по»? Откуда появился этот дурацкий предлог? И почему он так упорно кочует из презы в презу?
Проверить правильность написания очень просто. Задайте себе вопрос: я делаю презентация чего? - Площадок.
Значит пишем на титульном слайде «Презентация площадок», гордимся своей грамотностью, поправляем коллег и делаем мир чуть лучше ;) #полезноепроивент

В Петербурге я делаю только красивые проекты. Может быть поэтому в этом городе мне всегда хочется задержаться на подольше.

На фото прошлогодний проект для постоянного клиента, а завтра будет пара фото - для нового.

Отдельного рассказа заслуживает проект для семьи Амбани в Спб в 2018м. Все же видели самую дорогую свадьбу в мире этим летом? Вот для этой семьи я и делала программу пребывания в России на 8 дней. Скоро расскажу ;)

Я тут размышляла над основными ошибками фрилансеров, которые и сама совершала в начале пути.

Ошибка номер 1.
Набирают слишком много проектов.

Добавила картинку с любимым мемом. Мы все иногда превращаемся в таких «давайте», но очень важно однажды научиться оценивать свои возможности.

Чаще всего причина завала тревожная мысль: «Если я откажусь, меня больше не позовут.»
Именно руководствуясь этой мыслью, я взяла 3 проекта с разницей в неделю, в начале 17го года.

Все 3 были масштабными, но если первые 2 - понятными и распланированными, то 3й требовал особого внимания, большого вовлечения в дизайн и плотного контакта с клиентом. Но времени у меня на него не хватало.
Помню, как закончив с задачами по первым двум проектам, глубокой ночью, я садилась за список дел по третьему, еле-еле раскидывала то, что можно было раскидать и вырубалась, а на завтра все начиналось по-новой.

В итоге, проект состоялся и был довольно успешным, но нервы (и мои, и клиента) были вымотаны в хлам. Мы испытывали стойкое раздражение друг к другу. Мое было еще подкреплено чувством вины, потому что я понимала, что идет не так, но сделать с этим ничего не могла.

К этому клиенту меня больше не звали, а перед агентством пришлось реабилитироваться и заново восстанавливать свою репутацию.

Готовить параллельно несколько проектов - нормально. Вот тут я делилась своими размышлениями на эту тему.
Но очень важно, получая очередное предложение, задать себе вопрос:

Сколько часов в день я смогу уделять этому проекту?

И постараться честно на него ответить.

Мероприятия будут всегда. Вместо одного проекта, от которого пришлось отказаться, придет 2 других.
Я вам точно говорю.

Ни разу еще мне не пришлось пожалеть о проектах, от которых я отказалась.
Вот о тех, что взяла, жалела 🙃 но, к счастью, нечасто.

Проект «Отпуск».

Пару раз в год мы всей семьей собираемся в отпуск. Мы - это я, мой муж и наши 4ро детей (двое мои и двое Сашины). Как вы понимаете, отпуск на 6 человек - это настоящий проект, требующий:
• графика подготовки
• сметы
• ответственных за блоки
• регулярных статусов
• менеджера по логистике и отелям. Мы берём 3 двухместных номера, один из которых должен располагаться как можно дальше от других двух 😈
• байера. Все дети выросли из плавок и шорт за лето 😅
• начальника службы безопасности (он обычно включается в нас с мужем автоматически на этапе сборов)
• рекомендации нутрициолога. «Сладкое возьмешь только после того, как съел что-то несладкое»
• команды анимации. Каждый день расписан, учитывая пожелания участников группы (нет). А еще, когда я в ударе, я еще делаю квест или квиз для всей семьи.

Отдельным блоком подготовки становится подпроект «Красивая мама», в рамках которого я сама себе расписываю программу тренировок и питания на предшествующий отпуску месяц и назначаю день Х - дату примерки неприлично дорогого купальника за 2 дня до вылета.

Итак, до отпуска 31 день, 4 недели здорового питания и 16 тренировок.
Погнали 🚀

Продолжая тему ошибок на проектах.

🟢Слишком резкое завершение вечера. Что произошло?
Есть негласное правило, я бы даже сказала «протокол» завершения всех веселых частных проектов: за час до конца переходим на медляки, за полчаса - на лаундж. Пока гости танцуют под динамичные треки, они не чувствуют усталости, а фоновая музыка дает понять, что пора домой.
По договору завершиться наш проект должен был в 00:00, но мы, как обычно, держим в голове продление до 1:00. Это как раз тот самый час на плавный «отход ко сну». Не знаю, что пошло не так в этот раз, но в 00:08 пультовая просто выключила музыку и перешла на дежурный свет, а ко мне примчался возмущенный клиент с резонным вопросом: Оля, где музыка?
Пришлось срочно возвращать всех на свои места и продолжать некоторое время, чтобы сгладить впечатление от неожиданного финала.

Что можно было сделать?
Просто завершить проект плавно, как обычно. Из-за того, что техники торопились домой, нам пришлось не просто «догулять» точно до 1:00, но и задержаться немного.

🔵Ошибки в макетах. Что произошло?
На этом проекте у нас было 4 вида полиграфии и в каждом оказалось по ошибке. Где-то опечатка, где-то неверный размер в тз, а где-то невнесенные комментарии клиента.
Да, для гостей это прошло почти незаметно и не повлияло на настроение, но детали - это самое важное для организатора. По ним можно смело судить о профессионализме команды.

Что можно было сделать?
Очень люблю фразу «где внимание, там результат». Ситуация с полиграфией на этом проекте - точно результат недостатка внимания, которое сказалось на результате. В том числе и моего.
С полиграфией очень часто бывают косяки, поэтому очень очень важно проверять и перепреверять, как макеты, как и произведенную печатку.

Кстати, на другом проекте, из-за того, что полиграфия не была проверена после доставки из типографии, нам пришлось выкинуть в мусор потрясающей красоты меню на дизайнерской бумаге с конгревом (вид объемной печати). А еще была однажды была такая же история с меню с тиснением и дизайном, но грубой грамматической ошибкой из-за непроверенного макета.
Поэтому проверять, проверять и еще раз проверять.

У меня уже давно репутация продюсера красивых проектов на рынке.

Я ею очень дорожу и радуюсь, когда коллеги говорят: «у Рябинкиной опять красивый проект был»

На фото проект для hh.ru, который я помогла коллегам собрать «по красоте».