Оля Сиваева | Ит, слип, ивент, репит

10 лет назад я впервые приехала в Армению. Жила тогда бог знает где, на краю города, у друзей. Помню, как сидела у фонтана на площади Республики, ела мороженое, и думала: “когда-нибудь я обязательно буду жить здесь, в Marriott”.

Смотрю сейчас из номера на фонтан и думаю, что я все правильно делаю, видимо.

А мечты обязательно должны сбываться.

Правила работы со мной

У меня сейчас 3 ассистента, и я заметила, что сталкиваюсь с одними и теми же ошибками или тормозящими процесс действиями из проекта в проект, из года в год, от человека к человеку. Поэтому решила написать правила работы со мной.

Список еще в работе, но вот несколько важных пунктов:

⁃ Не задавать вопросы, которые можно загуглить.
⁃ Если выполнение задачи стопорится на мне или ком-то другом, вытрясти душу, но добиться результата.
⁃ Не описывать все проблемы и сложности выполнения, а решать.
⁃ Не искать виноватого, а задать себе вопрос «почему я допустила то, что произошло? Что в следующий раз я сделаю по-другому?»

Составляя свод правил, поняла, насколько важно дать человеку инструкцию на старте. Это нужно для того, чтобы потом не злиться на него, если он не делает что-то, что мне кажется очевидным.

Подумываю сделать еще такой для близких, основанный на выражениях лица ;)

Пару дней назад провела спонтанный мастер-класс по работе со сметой для своего ассистента. И была приятно удивлена, что тема, которая некоторое время назад была для меня сложной, скучной и вызывала сплошное уныние, сейчас дается легко. Все-таки опыт - это половина мастерства.

Домашнее задание от моего коуча на февраль — выбрать две ключевые темы, которые я хочу и могу интересно освещать. Это нужно для того, чтобы начать выступать на профессиональных мероприятиях. Я давно откладываю это и сейчас всерьез задумалась, не сделать ли сметы одной из тем для своих выступлений?

Я бы такой мастер-класс назвала «Смета творческого человека», потому что для творческих людей ведение отчетности и финансовой документации — это особое «удовольствие».

Театр Станиславского. Мой новый бывший.

Ивент площадки, как чистый лист, каждый раз что-то заново создаешь. И без оформления их сложно отличить одну от другой. Это не плохо, так и задумано. А вот театр - это площадка с характером.

Пока хожу с ним на свидания, у нас конфетно-букетный период. Готовлюсь выводить наши отношения на новый уровень. Опять.

К себе нежно.

Давно пора завести себе привычку освобождать для отдыха следующий день после проекта. В противном случае усталость накапливается, как снежный ком, и до выходных доползаешь на морально-волевых.
Цель на 2024 - не забывать, как важно обращаться с собой бережно и нежно. В том числе и для того, чтобы результаты работы чаще радовали, и реже вызывали вздох облегчения.

Про стратегическую сессию и людей

Раньше мне казалось, что стратегические сессии – это что-то «на взрослом». Когда для обсуждения будущих планов и целей владельцы бизнеса и их сотрудники собираются большой группой. Но оказалось, что это вполне расхожая практика, когда один человек организовывает встречу с коучем, чтобы определить стратегию своего развития.

В общем, стало понятно, что мне нужно окружать себя людьми, усиливая команду.

В данный момент я ищу людей по 3 направлениям. Личного ассистента я уже нашла. Но хочу рассмотреть ещё несколько кандидатов на должность ивент-ассистента для помощи в проектах.

Также я нахожусь в поиске проджект-менеджеров разного уровня подготовки. Как начинающих специалистов, которые могут вести отдельные блоки, так и супер-опытных руководителей.
В прошлом году мне пришлось отказаться от множества интересных предложений в связи с загрузкой. В этом году мы сможем брать больше проектов. Но именно «мы», а не «я».

Третий клич я брошу чуть позже. Буду искать людей, которые хотят в ивент. Это девочки и мальчики, которые готовы учиться, слушать, пробовать, тестировать все задачи ивентера и хотят оказаться в обойме действительно классных агентств. Я вполне могу обеспечить поток постоянных клиентов, запросов, тендеров. Более подробно расскажу про это попозже, потому что сначала мне нужно решить первую и вторую задачи. Будем считать, что это некий анонс.
Так что, stay tuned!

Ценность опыта.

Я тут в одном интервью услышала, как человек рассказывает о проекте на 5000 человек, как о кульминационной точке своей деятельности. Он гордиться и с любовью описывает проект, который сделал 10 лет назад.

А я что? Вскользь упоминаю, что делала проекты на 3, 5, 8, 14 и 30 тыс человек. И бегу дальше, как будто важно только то, что еще впереди, а не тот колоссальный опыт, которым я уже располагаю.
Пора менять.

Еще один проект в самое сердечко 🤍 все-таки красивые проекты - моя самая любимая часть работы.

Удивительно, как быстро привыкаешь к окружающей обстановке.

Я обожаю старинные дворцы и особняки. С замиранием сердца рассматриваю детали, когда приезжаю на инспекцию, читаю историю места и тд.

Но вот мы устроили штаб в одной из гостиных Петровского Путевого дворца, везде привычные звуки монтажа и репетиции, и от благоговения не остается и следа. Дворец становится просто красивой площадкой.

Ошибки опытных продюсеров.

15 лет назад, когда я училась водить, мой инструктор сказал мне одну важную фразу: "Никогда не думай, что ты тут уже все знаешь". Я до сих пор придерживаюсь этого совета.

В ивентах абсолютно такая же история. Как только продюсеру кажется, что он уже вырос и все знает, его фокус с простых и привычных задач смещается. В этот самый момент «мелочи» начинают работать против него.

Например, если не проконтролировать время прибытия артистов на площадку, они могут опоздать или вообще не приехать по разным причинам.

Но ведь в портфолио уже десятки проектов, и артисты всегда приезжали вовремя. Значит и в этот раз приедут?

Не значит.

Чтобы избежать подобных ситуаций, важно по-настоящему использовать монтажный план. Не формально, для агентства, а прям по-настоящему: скурпулезно заполнять, проверять, проводить по нему защиты и контролировать монтаж. Он помогает увидеть общую картину происходящего, идти четко по времени, распределять ответственность внутри команды. (Отдельно скоро напишу про мое «любимое» - «это не я» 😈)

Вовремя поставленные галочки в монтажнике сберегут очень много нервов и организаторам, и клиенту.

Ваш Капитан Очевидность

Рябинкина или Сиваева?

У меня тут пока камерная аудитория, так что я решила посоветоваться со своими, так сказать.

Репутацию «супер проджекта» (я, кстати, реально так записана у нескольких крутых людей из ивента) я зарабатывала, начиная с 2005го года, со своей девичьей фамилией - Рябинкина.
И вот уже 1,5 года, как я стала Сиваевой. Но фамилия не очень приживается в профессиональных кругах.
«Рябинкину» знают очень многие, «Сиваева» пока только путает.

И я подумала, может оставить Рябинкину, как бренд? Творческий псевдоним? А Сиваеву сохранить для личной жизни.
Или, учитывая, что я только начинаю прокачивать личный бренд, сейчас самое время «перевоплотиться»?
Что думаете?

P.s. - фото из тех времен, когда я была только Рябинкиной ;)

Как актер на мероприятии чуть не остался без почки.

В 2019 году мы делали мероприятие для отдельного направления банка, которое обслуживает только vip-клиентов. Понятно, что требования для этого мероприятия высокие.

Мероприятие проходило в одной из частных галерей Москвы. Придумали классную концепцию – оживающие произведения искусства. Именно там случилась история, после которой я могла остаться абсолютно седой женщиной, но, к счастью, этого не произошло 😆

По сюжету в каждом зале музея как бы «оживало» одно из произведений искусства и появлялись актёры, которые так или иначе взаимодействовали с предметами: показывали пластический этюд, танцевали или исполняли отрывок из спектакля. В одном из залов актёр в образе Потемкина должен был сидеть за столом и писать письмо пером, а голос за кадром зачитывал настоящие письма князя Екатерине II.

На репетиции всё было в порядке, кроме одного: нам не понравился стол, который мы взяли в аренду, и кто-то из команды нашёл на площадке другой. Он стоял в гардеробе около зеркала, и предполагалось, что гости галереи ставят на него сумочки. В общем-то, из этого мы и сделали вывод, что это никакой не антикварный стол и его можно использовать.
 
На всех репетициях актёр водил по бумаге пером без чернил. Но на этапе прогона, когда до мероприятия оставалось буквально пару часов, он по какой-то необъяснимой причине решил, что ему непременно нужны чернила для того, чтобы действительно прочувствовать момент. Актёр сообщил об этом помощнику режиссёра. И тот, в свою очередь, воспринял это как руководство к действию.
 
⬇️⬇️⬇️

Ивенты в театре обладают особой спецификой.
Некоторые клиенты думают, что если они выкупили весь зал, то получают ВСЮ площадку в аренду. Но на самом деле это не так, нельзя арендовать ВЕСЬ театр.

Даже если зал выкуплен полностью, службы театра продолжают работать в обычном режиме. Не всегда можно повлиять на продолжительность антракта, заменить звонки, музыку, которая звучит перед спектаклем.

Конечно, бывают исключения, когда администрация идёт навстречу и соглашается выполнить просьбу клиентов. Например, если есть запрос сделать фуршет в зрительском фойе или провести встречу с художественным руководителем или актерами. Но необходимо понимать, что организатор мероприятия не может этого гарантировать и итоговое решение будет принимать руководство театра.

А еще важно помнить о существовании театрального этикета и соблюдать базовые правила: не приносить еду и напитки в зал, благодарить артистов аплодисментами, выходить из зала только после поклона, а не бежать в гардероб, как только закончился спектакль.

К сожалению, эти простые моменты часто забываются. Когда человек получает билет как приглашение, а не покупает самостоятельно, ценность события автоматически падает. Так работает психология.

На мой взгляд, очень здорово, если клиент аккуратно напоминает об этом сотрудникам перед корпоративным походом в театр. Для повышения общего интереса можно отправить всей группе либретто или аннотацию к спектаклю с историей создания, интересными фактами и именами постановочной группы и актеров. Это помогает публике воспринимать постановку совершенно по-другому, более осознанно и глубоко.

Как опыт в ивентах помогает в жизни.

Пару дней назад я заказала в квартиру складную сушку для белья, и вчера после работы решила её забрать. Я не учла одного: именно вчера до Москвы дошла та самая метель, которая парализовала трассы в других регионах России в течение недели. И помимо того, что на голову сыпалось очень много снега, сильный ветер сдувал прохожих с тротуара, а классная руководительница моего сына даже написала в чат, что на улице сильный ветер, и попросила проверить, что дети добрались до дома.
А я решила забрать сушку.

Как вы понимаете, сушка в сложенном виде - это прямоугольник со скругленными углами, полностью замотанный в пленку. То есть это просто плоскость. А когда на плоскость дует сильный ветер, она по сути превращается в парус.

Но я кто? Опытный ивентщик.
А это значит, что у меня были мероприятия на улице, я ставила там баннеры и знаю, что такое ветровая нагрузка. А еще я знаю, как ее уменьшить.

Поэтому первое, что я сделала, когда вышла из пункта выдачи, я пробила дырочки в плёнке насквозь и дальше спокойненько донесла сушку до машины. Положила в багажник и подумала, что если бы не ивент, мне бы это в голову не пришло. Урок физики, когда мы это проходили, я явно прогуляла.

Пожалуй начну делиться планами на свой 2024.
Цель, которую я везде написала под номером один: реструктуризация команды.

Честно говоря, я никогда специально команду не собирала. Хорошие люди притягивались ко мне сами.
Кто-то оставался рядом, кто-то отсоединялся и шел дальше своей дорогой. Я не обращала на это особого внимания. И это, конечно, большая ошибка. Сильная, сплоченная одной целью команда - это уже половила успеха.

У меня было 2 интересных опыта партнерства в жизни:
⁃ в детском клубе в Гараже: мы до сих пор очень дружим с моим партнером, Соней, но от бизнеса ничего не осталось.
⁃ В ивенте была Аня. Это было спонтанное и очень правильное решение. Четыре года я чувствовала себя очень уверенно, плечом к плечу с крепким профессионалом, и мне казалось, что это навсегда. Но бизнес-целей никто из нас не ставил, результаты не анализировал, а спустя некоторое время наши интересы и ценности стали совсем разными, и партнерство распалось. Но не дружба. Приятно осознавать, что мы так и остались близкими людьми. Видимо это потому, что изначально нас свели именно человеческие ценности, а не взгляд на бизнес.

Этот год я начну со стратегической сессии с сильным бизнес-коучем, где определю куда иду и кто мне нужен рядом. Это для меня новый этап. Чувствую, что пора.

Кстати, если вы давно хотели поработать вместе, дайте знать. Кто знает, может именно слияние наших компетенций даст космический рост и результат. ✨

Про ролик открытия.

Интроролик - позиция, которая чаще всего вызывает больше всего правок у клиента и больше всего моего негодования, если правки затягиваются.

Объясню. Безусловно, интро - важная часть программы, ее открытие, которое задаёт и настроение, и ритм. Но зачастую, на мой взгляд, клиент сильно завышает значимость ролика, углубляясь в обсуждение каждой детали в кадре.

Важно помнить, что гости видят это в первый и последний раз. От интро либо остаётся приятное впечатление, либо… ничего. Как это не удивительно, неудачные ролики гости просто забывают, потому что впечатления от них перекрывает удачно собранная программа.

А вот программе повышенное внимание обычно идет на пользу, потому что в итоге выступление спикера, который несет смыслы события, гораздо важнее 1,5-минутного ролику на «разогреве».

Ну, а на фото пример супер удачного контента, который я неоднократно пересматривала после проекта и с удовольствием выложила бы целиком, если бы не NDA.

В конце каждого года я выбираю три своих самых любимых проекта.
Этот безусловно номер один. И не только потому, что он бессовестно красивый и воплотивший много мечтаний команды.

Есть у меня еще один критерий. Я готовлю проекты так, чтобы в день проекта… не работать. Если на монтаж можно приехать не к заезду подрядчиков, если время, указанное в монтажнике, соответствует действительности, если команда в день проекта приходит не с проблемами, а с решениями, если во время проекта все работает само и можно поболтать с коллегами(и выпить бокал игристого), если каждый на своем месте, значит сработало.

Так вот это был именно такой проект. Бесконечная благодарность команде и агентству Брук за доверие 🤍

Сегодня снова в театре ✨

Фантастический вечер глазами Сережи Сериченко 🖤✨
Такие проекты влюбляют меня в ивент с каждым разом все сильнее.