Сначала о впечатлениях от увиденного и услышанного, а потом практический инструмент.
За прошедшие пару недель стала свидетелем двух совещаний в двух компаниях.
1. Первое проходило в офлайн и было посвящено промежуточным итогам запланированных после стратсессии задач (такое происходит у них раз в 2 недели). Шло 3 часа!!!🙈🙈🙈 Порядка 10 выступлений ответственных за блоки задач. Попутно вопросы, комментарии и задачи от руководителя. Как вы думаете, что делали те, кто уже «отрапортовался»?
2. Второе проходило в Зуме и было посвящено всего лишь подведению итогов очередного 2-х месячного проекта (их в компании достаточно много). Оно шло полтора часа!!! Участвовали 6 человек. Руководитель во время докладов почти не отрывал глаз из лежащего рядом телефона (ну, типа, он Цезарь и может делать несколько дел одновременно). Остальные видео не включали, кроме основного докладчика.

Ну так вот, что хочу спросить!
Уважаемые руководители!!! Посчитайте за месяц суммарное время с учётом всего количества участников, которое посвящено совещаниям, собраниям, встречам!
Некоторые менеджеры считают время перекуров и чаепитий, считая, что это резерв времени для выполнения прямых задач. А что по поводу этих «бла-бла-бла»?
И ответьте на вопрос: насколько каждое из этих совещаний продвигает компанию к достижению целей?
Вы научились мерять эффективность сотрудников.
А как вы меряете эффективность встреч?
И не ловите ли Вы себя на мысли, что уже обсуждали ранее многие вопросы, а «воз и ныне там»?
Как выглядят результаты встреч? Как внедряются результаты?

Ну а теперь, один из инструментов, который можно использовать для повышения эффективности совещаний.
Главный фактор- подготовка.
Я просила сотрудников ( топ-команда из 6 -7 человек) к нашим еженедельным встречам готовить отчеты в виде таблицы:
Строки: каждый день недели.
Столбцы: Что за неделю сделано, Как это повлияло на доход организации, Что не получилось и почему, Что планируется сделать на следующей неделе.
Ответы надо было сдавать за полчаса до начала совещания.
Структура таблицы не давала возможности заполнять эту таблицу наспех (трудно вспомнить в пятницу, что конкретно ты делал в понедельник).
Я их просматривала за эти 30 минут. Мне было понятно по ответам РЕЗУЛЬТАТИВНОСТЬ и ЭФФЕКТИВНОСТЬ их действий.
И на самом совещании моей задачей было обсудить только проблемы и сложности, а также обсудить у команды, что будем с этим делать.
Старалась уложиться в 30 минут.
Ну, и похвалить! К сожалению, сейчас жалею, что была скупа на похвалу и благодарности.
Как ещё можно проводить встречи (от ежедневных 5-минуток до более длинных, но не более 1 часа), будет в следующий постах.