Не претендуя на истину в последней инстанции, расскажу сегодня о том, как построить работу своей бухгалтерии, чтобы она не раздражала

Уж если это звено в компании затратное (какую прибыль оно приносит? никакую, разве что экономит , но под большим вопросом что за ней последует) , то в наших руках (я про руководителя) сделать так, чтобы бухгалтерия стала предметом если не радости , то отчасти гордости.

Принимая во внимание тот факт , что бухгалтеры - люди консервативные и все же не многорукие Шивы, предположу , что в большинстве компаний основной задачей бухгалтеры считают сдачу отчётности.

Раз уж они такие настойчивые в этой уверенности, то вот что можно с этим сделать и как обратить эту настойчивость себе в пользу:

1. Создайте внутри бухгалтерии любой планировщик задач.
Это может быть, например, Битрикс24. Установите там все дедлайны по платежам и отчетам, поставьте ключевые повторяющиеся задачи.

2. Придумайте «конфету» за предоставление сведений о размере предстоявших налоговых выплат за 3-5-7 или сколько вам удобно дней до дедлайна.
Пример: день, после которого сданы все отчеты, если это случилось раньше срока сдачи отчетности, объявляется выходным, если отчеты все сданы и налог перечислен.

3. Утвердите вместе даты выплаты зарплаты.
Найдите подходящие именно вашей компании даты. Если сотрудников много, можно разделить даты выплаты зарплаты по подразделениям. Например, 17 и 2 для производства, 5 и 20 - для отдела продаж.

4. Утвердите вместе частоту и сроки выплаты дивидендов владельцам компании.
Внесите эти даты в планировщик.

5. Установите последнюю версию 1С. Не жадничайте.
Мы работаем в облаке, поэтому вопрос обновления баз даже на горизонте не появляется.

6. Определите процедуру получения закрывающих документов от поставщиков.
Это самый больной вопрос. Но и его можно решить. Придумайте и для них какую-нибудь "конфету" или "кнут".

7. Придумайте «конфету» для покупателей в части стимулирования возврата закрывающих документов.
Я встречала разные варианты. Вплоть до запрета на отгрузку если нет возвратных документов.

8. Дайте бухгалтеру доступ к интернет-клиенту (достаточно просмотрового доступа).
Пусть у бухгалтера будет доступ к выпискам. Тогда вы сможете с него трясти информацию где ваши деньги хоть каждый день.

9. Примите участие в написании регламента по работе бухгалтерии в части сбора документов у контрагентов.
Мой кейс : клиент считается уведомленным о необходимости предоставлении нужного нам документа только тогда, когда наступило одно из следующих событий :
1) либо документ получен,
2) либо клиент по электронной почте написал что-то похожее на «отстаньте , я помню, но для меня это неважно, я принимаю ответственность на себя».

10. Отправляйте главбуха и подающих надежды рядовых бухгалтеров на курсы повышения квалификации за ваш счёт.
Не бойтесь отпустить в мир квалифицированного специалиста. Бойтесь тех, кто не хочет учиться.

11. Не требуйте от бухгалтеров чтобы они разговаривали на вашем языке. Это утопия. Лучше сами вникните в технику учёта, ознакомьтесь с терминами и не дайте себя обмануть. Даже в аутсорсинге разговор на одном языке - трудновыполнимая задача. Что уж говорить о внутренней бухгалтерии...

12. Посматривайте на акты сверки с налоговым органом. Там вы много чего интересного можете для себя почерпнуть.
Для этого установите жёсткое требование к бухгалтерии о получении итогов сверки ежеквартально после уплаты всех налогов. Например, 5 числа первого месяца квартала. К этому времени все ЕНП утрясаются и укладываются на ЕНС.

13. Ищите своего главбуха. Чтобы откликалось. Чтобы проактивный. Чтобы с головой. Чтобы занят и работой , и домом, и семьёй, и хобби. То есть без перекосов и фанатизма.

#мспживи