Подотчетное лицо обязано в срок, установленный руководителем, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет и подтверждающие документы.

Если сотрудник не отчитался вовремя или не вернул деньги в кассу, он не доказал, что потратил подотчетные деньги по целевому назначению. И тогда средства, полученные подотчетником, считаются полученными в личных целях, что приводит к возникновению налогооблагаемого дохода и удержанию НДФЛ.

💡Для любителей почитать первоисточник: письмо Минфина от 14.08.25 № 03-03-06/1/79115, ч. 3 ст. 137 ТК РФ, письмо Минфина от 30.04.2025 № 03-15-06/44169

Факт того, что сотрудник не отчитался за потраченные деньги, указывает по сути на неумение руководителя организации управлять процессами в компании и сотрудниками. И за своё неумение работодатель платит. До момента, когда сотрудник отчитался за полученные под отчет денежные средства, эта сумма будет задолженностью перед работодателем. Не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного работодателем для возврата аванса, работодатель вправе принять решение об удержании задолженности из зарплаты сотрудника. Если вы решили не удерживать невозвращенные суммы, то эти суммы рассматриваются как выплаты в пользу работника в рамках трудовых отношений и облагаются взносами. А взносы, как известно, платятся за счет средств работодателя. Поэтому, если НДФЛ мы удерживаем из вознаграждения или сообщаем в ИФНС о том, что удержание невозможно, то страховые взносы по сути являются платой за то, что мы не в состоянии (или не хотим и делаем это намеренно) заставить сотрудника отчитаться за то, куда он потратил деньги компании.

#мспживи
#мспдаётработу