Инструментарий планирования

В распределении своей работы я использую два инструмента в связке: Todoist и календарь в Outlook.

Todoist отвечает на вопрос «что делать». Календарь - «когда и сколько времени на это есть».

Как это работает у меня

Утром я смотрю календарь: что стоит в моем расписании, сколько у меня свободных слотов. Потом открываю Todoist и решаю, что из задач влезет в эти слоты. Не наоборот.

Если слотов нет, я не обманываю себя и понимаю, что задача переносится, а не впихивается поверх. Это звучит очевидно, но я и сам раньше делал наоборот: набивал список дел, а потом демотивировался, что к вечеру сделано так мало.

Про конец рабочего дня

Я не ставлю в календарь блоки «ничего не делать» и не практикую жёсткое расписание до минуты в плане отдыха. Но одно правило у меня есть: я заранее смотрю, когда планирую закончить работать. Не «закончу, когда всё сделаю» - так не бывает, потому что иногда сложно четко закрыть задачу минута в минуту. Да и нагрузка нелинейна, поэтому не всегда это вопрос нескольких минут. Если цели требуют, надо задержаться. Главное тут - понимать ценность.

Я стараюсь завершать работу в 19:00. После этого стараюсь переключаться.

Это не значит, что я исчезаю с радаров. Если прилетит срочный вопрос - отвечу. Могу обдумать какую-то тему, если она зацепила. Это нормально, я не пытаюсь выстроить жёсткую границу с работой и охранять её с секундомером.

Главное другое: после 19:00 я не работаю в штатном режиме. Не открываю задачи, не планирую, стараюсь не писать по рабочим вопросам первым.

Иногда отдых - это просто смена деятельности. Поэтому после 19:00 я могу преподавать, заниматься консалтингом, работать с новыми идеями. Это не нарушение режима, а осознанный выбор. Я уже писал об этом отдельно. Меня это заряжает, а не истощает.

Когда работаешь с ограничениями, начинаешь реальнее смотреть на то, что успеешь за день. Меньше иллюзий о собственной эффективности, меньше разочарований вечером.

Саша! Обедать!

Обед я стараюсь ставить в календарь. Честно скажу, что регулярно забываю это делать, и тогда приходится импровизировать. Но встречи двигаются, задачи затягиваются, и вдруг уже 16:00. А я голодный. Знакомо?

Это мелочь, которая на самом деле не мелочь. Нормальный обед нужен не только для того, чтобы поесть. Хотя для меня это тоже важно, потому что голодным я начинаю агрессировать. В середине дня полезно выйти из рабочего потока хотя бы на полчаса, чтобы дать себе перезагрузиться и дальше работать, а не выживать.

GTD про это говорит прямо

Заранее решай, что войдёт в день. Тебе нужно знать объём своего бензобака, чтобы проехать максимум без дозаправки. И не добавляй сверх. Это не лень и не безответственность. Это способ работать предсказуемо, быстро, но не сжечь себя за несколько месяцев.

Я часто встречаю ситуации, когда кажется, что если напихать на вход еще больше задач, то и сделано будет больше. Нет. Это крайне опасная иллюзия, которая разрушает и веру в себя, и веру в тебя со стороны тех, кто ждет результаты задач на выходе. Честно работать с ограничениями - признак работы профессионала.

А вы контролируете время окончания рабочего дня или работаете «пока не закончится»?

#процессы #личнаяэффективность #gtd