ОРГАНИЗАЦИЯ ВСТРЕЧ

Правильная организация встреч творческих и рабочих групп в анимации – половина успеха проекта.

В былые годы встречи организовывались как попало и обсуждения проходили, как выйдет. Сейчас все больше студий практикуют правильную организацию встреч. Я, опираясь на опыт многих студий, вижу такой подход к организации.

1. У встреч должен быть организатор.

2. Регулярность встреч лучше спонтанности. Встречи надо «пробивать» на три месяца вперед, чтобы все участники могли планировать свое время.

3. Сами встречи важно организовывать через календари типа гугл-календаря и подобные сервисы. Все встречи должны быть пробиты в личных календарях участников.

4. Длительность типовой встречи – 55 минут. Повестку надо планировать так, чтобы все уложились в этот час и было 5 минут сходить в туалет, выпить воды и подготовиться к следующей встрече. Практика показывает, что читку и обсуждение типовой серии в 6 минут вполне можно уложить в это время.

5. Все участники встречи делятся на обязательных и по желанию.

6. Повестка встречи готовится заранее в кратком виде, рассылается всем участникам и копируется в повестку в календаре не позднее чем за три дня до встречи. Подготовленность участников встречи – залог ее компактного проведения.

7. Материалы к встрече готовятся заранее. Рассылаются всем участникам и ссылка на материалы копируется в повестку в календаре не позднее чем за три дня до встречи. В случаях текущих материалов производства не позднее чем за сутки. Подготовленность участников встречи – залог ее компактного проведения.

8. Встреча должна быть в помещении, удобном для обсуждения. Не шумном.

9. Желательно вода должна быть на столе.

10. если встреча проходит по зуму или иным онлайн-сервисам – ссылка на зум должна быть выслана заранее по почте или хотя бы за 10 минут до встречи в чаты.

11. На каждой встрече есть четко понятный ведущий встречи. Ему подчиняются все участники встречи, даже если они формально ему начальники. Все «начальственное» остается за порогом встречи и все следуют повестке, подчиняясь указаниям ведущего встречи.

12. Ведущий встречи должен представить всех участников встречи в первый раз и всякий раз, когда появляется кто-то новый из участников. Ни в коем случае по именам. Только в следующем порядке: Имя Фамилия, должность в принципе, роль на проекте (например Иван Иванов, директор студии, на проект пришел понакидать гэгов и шуток).
10. Ведущий должен грамотно спланировать время и дать относительно равное место для выступления каждому из участников, с приоритетом тем, кто непосредственно работает над обсуждаемым материалом.

13. На встрече обсуждается только то, для чего встреча. Если накидываем шуток – не обсуждаем качество локаций. Просто произносим «ок, организуем отдельную встречу по обсуждению локаций».

14. Ведущий останавливает споры, отходы от цели встречи.

15. Слабые места встреч на многих студиях – начальство. Они чаще всего сбивают с темы встреч. В таком случае надо не включать начальство в обсуждения, а предлагать им оценивать уже итоговые работы.

16. Равно из встреч должны исключаться те, кто уводит в негатив, кто сбивает с обсуждения, кто в целом мешает проведению встреч.

17. В финале встречи ведущий произносит резюме, перечисляет возникшие предложения в целом.

18. Ставится задача на следующую неделю.

19. Пишется резюме встречи (фолуап) и рассылается всем участникам. Они могут добавить что-то упущенное в текст. Итоговая после добавок версия опять рассылается участникам.

Все.