Не так давно на съезде с купцами обсуждали их отчеты. И вот их вопрос: "Как нам научиться строить свои отчеты в BI, и чтоб не на 50 столбцов?"
Две ошибки в одном вопросе ❗️
Первая: умение рассказывать истории никак не связано с BI. Вторая: 50 столбцов в отчёте - это не проблема инструмента. Это проблема мышления. Какую систему ни поставь, она будет сводиться к 50 столбцам.
Правильнее спросить: как выстроить свои отчеты в Excel? Какие функции помогут на этом пути?
Вот 5 функций, которые нужно узнать в начале. Всё остальное - это лишь развитие этих пяти.
1️⃣ SUM - основа основ
=SUM(A1:A100)
Есть таблица с урожаем за каждый день. Нужно узнать, сколько собрали за месяц? SUM складывает все числа в диапазоне. Без неё - суммируешь вручную или считаешь на калькуляторе, что в деле государевом никуда не годится.
2️⃣ IF - условие и выбор
=IF(A1>100, "Большое", "Маленькое")
Есть список поместий, с площадями что занимают они. Нужно отметить какие большие, какие маленькие? IF проверяет условие и пишет результат. Вместо этого пришлось бы каждую строку проверять вручную - работа чёрная и медленная.
3️⃣ VLOOKUP - найти и взять
=VLOOKUP(D2, A:C, 3, FALSE)
Есть таблица с кодами купцов и их именами. Есть таблица продаж с кодами. Нужно к каждой покупке приписать имя купца? VLOOKUP находит код в первой таблице и берёт имя. Иначе копируешь-вставляешь вручную тысячу раз, не мудрено и ошибку допустить.
4️⃣ COUNTIF - считаем совпадения
=COUNTIF(A1:A100, "Да")
Есть список выплат деньщины (Да/Нет). Нужно узнать, скольким крестьянам труд оплачен "Да"? COUNTIF считает все совпадения. Без неё — считаешь вручную или фильтруешь и смотришь на число строк.
5️⃣ INDEX-MATCH - гибкий поиск
=INDEX(C:C, MATCH(D2, A:A, 0))
VLOOKUP работает только слева направо. INDEX-MATCH работает в любую сторону. Если нужно поискать в правом столбце и вернуть значение из левого — только INDEX-MATCH спасает. Сей инструмент посильнее будет, когда данные лежат не так, как надобно.
📌 Эти пять функций решают 80% задач в ремесле аналитическом. Остальные функции, ежели 5 выше не закрыли вопроса твоего.
Как изучать? Не закапывайтесь в теории. Возьмите свои данные и учитесь на практике. Запустите формулу, сломайте её, переделайте. Это закрепит познания ваши.
📨 Отправь коллеге, что только встал на путь аналитический и может заплутать на нем
Какую из этих пяти ты уже знал? Или все новые для тебя? Напиши в комментариях 👇