➡️ Продолжаем об уничтожении ПД — privacy-мнение от Comply. Уничтожение, ч. 1

Актировать или не актировать, вот в чем вопрос…

Сперва обсудим, а когда вообще надо выполнять требования Приказа РКН № 179. Без сомнений актировать уничтожение придется в случае обращения субъекта или РКН. Но что делать с рутинным уничтожением данных, например, технических логов, содержащих ПД?

Правила Приказа РКН применяются только в случаях, предусмотренных ч. 7 ст. 21 152-ФЗ, то есть, в основном, это случаи:
🔴выявления незаконной обработки (нет законного основания),
🔴достижения цели обработки ПД
🔴отзыва согласия / требования о прекращении обработки
🔴прекращения обработки по поручению оператора.

Но если слепо следовать написанному, то получается, что актирование и журналирование уничтожения ПД необходимо осуществлять каждый день и несколько раз — например, при распечатке лишней копии договора, резюме, создании нескольких черновиков одного и того же документа, завершении работы с тестовой базой...

Пища к размышлению:

✔️ Триггерами уничтожения являются (триггеры индивидуальны для каждой компании):

🟪Запрос / требование субъекта ПД или РКН о прекращении обработки или уничтожении ПД. Именно по таким кейсам могут потребоваться доказательства факта уничтожения ПД, поскольку РКН потребуется показать документы.

🟪Прекращение действия всех правовых оснований обработки ПД, то есть, когда компания должна полностью уничтожить все ПД о субъекте в своем контуре. Это, например, прекращение договора с клиентом-физическим лицом и истечение пятилетнего срока хранения его данных для бухгалтерского и налогового учета без необходимости передачи в архив.

При наличии таких триггеров ПД уничтожаются из всех ИТ-систем или с материальных носителей, уничтожение актируется и журналируется (логируется) по всем канонам Приказа РКН. Благо, требований / запросов обычно ограниченное количество, а случаи полного прекращения предсказуемы, и чаще всего уничтожение и его формализация поддаются автоматизации.

❗️Триггерами уничтожения НЕ являются отдельные / частные удаления и прекращение процессов обработки, ЕСЛИ сохраняются (мастер / иные) данные, например:

🔴регулярное удаление копий данных, например, из тестовых баз данных, бэкапов и черновиков, а также копий материальных носителей (бумажных договоров или сканов личных документов)
🔴систематическое удаление части данных по установленному TTL, например, исторических транзакций, истории обращений, изменений данных в личном кабинете действующего клиента
🔴очистка лог-файлов и иных технических данных
🔴передача в архив.

Поэтому критично разработать понятную для работников процедуру уничтожения, ведь DPO не сможет следить за всеми триггерами на ежедневной основе. Процедура должна включать сами триггеры (условия и причины) для запуска процесса уничтожения, определять круг ответственных, ИТ-системы, метод уничтожения (мануальный или автоматический), материальные носители и способ уничтожения, сроки и т. д. И для проработки процедуры нужна актуальная и подробная RoPA.

Без этой процедуры вряд ли возможно корректно формализовать уничтожение и уничтожить ПД. К слову, это только одна из процедур в privacy playbook.

А у вас есть такой понятный рабочий (а не только формальный) регламент уничтожения ПД?

🦄 да
🤨 нет

В следующий раз обсудим, что должна уметь система, чтобы уничтожать ПД правильно. Не пропустите 📆

#мнение