На выходных случилось отстаивать границы магазинчика во взаимодействии с лектором.

Случай такой: у нас запланирован мастер-класс, на него совсем немного регистраций, но они есть (4 человека) и причём с предоплатой - то есть 95% вероятность того, что люди реально придут.

Ведущая мастер-класса просит отменить по причине того, что «уходит в минус» (цитата) от такого скромного количества людей. И это повторяется уже второй раз подряд (на прошлую встречу тоже было 3-5 регистраций, у кого-то оплачены, у кого-то нет). До этого отменяли два раза из-за отсутствия регистраций и наших поздних анонсов — тут вообще ноль вопросов.

Теперь контекст: наши стандартные условия сотрудничества.
Если мы заинтересованы в проведении (а не просто даём место в аренду) и событие платное, то мы берём комиссию в 30% с проданных билетов. В неё входит:
⁃ (ну, очевидное) предоставление и подготовка места под встречу
⁃ написание анонса и дизайн афиши для соцсетей (со стороны ведущего / лектора — краткое содержание встречи и фото/картинка, с нас — превращение всего этого в промо-материалы)
⁃ как минимум три анонса на всех наших площадках: за 7-10 дней, в начале недели и за день — иногда это просто напоминание, а иногда это что-то более креативное: подборка книг, сторителлинг и пр.
⁃ размещение на дверях печатной афиши в рамках всех наших ближайших событий (общая подборка, но за редким исключением это ещё отдельная афиша, т.е. работа дизайнера + отдельно печать)
⁃ продажа билетов через наш таймпад (но тут важно, что комиссию мы делим поровну с ведущим, т.е. все наши расчёты — после вычета комиссии сервиса)
⁃ иногда — пост-материалы во всех наших соцсетях, например, результаты мк или подборка упомянутых книг — естественно, всё с указанием события и ведущего
И за это мы берём, напомню, 30%. Я знаю, что это мало — более здоровая ситуация, которую я вижу в других книжных: при таком промо — 50% с билетов, а если просто предоставление помещения без анонсов нашими силами — тогда 30%. Но мне сейчас очень важно, чтобы события стоили адекватно и люди могли их себе позволить и прийти к нам в магазин.

Со стороны лектора / ведущего промо — это обычно репост наших анонсов к себе со свободной частотой (и это если у ведущего есть свои соцсети или другая площадка, а это не всегда так).

И вот, когда событие отменяется утром или за день из-за небольшого количества участников, получается, что ведущий не уходит в минус: ему не нужно ехать в магазин, он не тратит расходные материалы и свои часы. Он теряет только время, затраченные на идею мк (которой он может воспользоваться в дальнейшем) и её описание + на репосты наших анонсов.

А с нашей стороны эта отмена обнуляет все усилия из списка выше, кроме подготовки площадки и пост-материалов. А, ещё таймпад возьмёт с нас доп комиссию за возврат предоплаченных билетов. А отказаться от такой схемы нам бы не хотелось — это даёт нам гарантию того, что участники действительно дойдут до мастер-класса.

Конечно, я не знаю внутреннюю экономику проведения лекции / мастер-класса. Возможно, что проведение мастер-класса для четырёх человек действительно уводит в минус в отличие от отменённого события (хотя мне сложно представить такой расклад). В стоимость мастер-класса для участника всё-таки всё зашито изначально: материалы + часы ведущего + комиссия (наша и сервиса).

Короче говоря: я только разбираюсь с экономикой проведения событий, но всё-таки предложила постоянно или временно прекратить сотрудничество до тех пор, пока что-то не изменится. Особенно, учитывая то, что на этих событиях мы зарабатываем какие-то очень маленькие суммы в денежном выражении, это скорее работает на то, чтобы до нас доходила аудитория.