Между структурой и гибкостью: вечная дилемма порядка в процессах

Раз уж завела пластинку про оптимизацию процессов на этой неделе, продолжу про древний спор в корпоративном мире, который старше самой древней профессии (я про бухгалтера, если что)

Что важнее — железные процессы или творческая свобода? Структура или гибкость?

Лагерь «Структурных»

Адепты структуры — это люди, которые составляют даже план похода в туалет. У них есть регламент на всё: как правильно чихать (форма 47-Б), в какой последовательности включать компьютер (согласно ТИ-001), и даже алгоритм принятия решения о том, стоит ли принимать решение.

Они искренне верят, что если всё задокументировать и пронумеровать, то хаос отступит. Как будто можно приказать вселенной работать по расписанию. Эти товарищи способны создать процедуру для создания процедуры создания процедур. И да, у них есть на это отдельная инструкция.


Армия «Гутаперчевых»

С другой стороны баррикад стоят поборники гибкости. Это творческие натуры, которые считают любой процесс покушением на свободу личности. Для них слово «регламент» звучит как матерное ругательство.

«Зачем нам ваши схемы? Мы же эждайл! Работаем спринтами!»
И начинают спринтовать так активно, что через месяц никто не помнит, куда они вообще бежали и зачем.


Золотая середина (или как найти баланс, не сломав психику)

Истина, как обычно, лежит где-то посередине — вероятно, под завалами неиспользованных методичек и просроченных бэклогов.

Идеальный процесс похож на хороший рецепт борща: есть базовая основа, которую нельзя нарушать, но каждый может добавить что-то своё, не испортив блюдо.

Признаки здорового процесса:
➖Он понятен — сотрудник может объяснить его другому человеку, не прибегая к жестикуляции и междометиям.

➖Он адаптивен — когда реальность наносит ему внезапный удар, он гнётся, но не ломается. Как хороший менеджер во время кризиса.

➖Он не самоцель — процесс служит делу, а не наоборот. Иначе вы рискуете получить организацию, где главная цель — соблюдение процедур соблюдения процедур.


Вы спросите — «и что мне теперь делать с этой информацией?»⤵️

Начните с малого. Не пытайтесь сразу регламентировать всё до мытья кофейных чашек. Сначала разберитесь с критически важными процессами, а потом уже думайте, нужно ли составлять инструкцию по открыванию окон.

Слушайте людей. Если ваш процесс вызывает у сотрудников желание подать заявление об увольнении, возможно, проблема не в людях.

Помните про контекст. То, что работает в банке, может убить креативное агентство. А методы стартапа в государственной структуре приведут к международному скандалу.

Измеряйте результат, а не активность. Количество заполненных форм — плохой показатель успеха. Хороший — когда клиенты не убегают с криками ужаса.


Спор между структурой и гибкостью будет продолжаться, пока существуют офисы и люди, которые в них работают. Но помните: цель любого процесса — сделать жизнь проще, а не превратить рабочий день в квест на выживание.
В конце концов, лучший процесс — тот, о котором никто не думает, потому что он просто работает.

Ну и если после прочтения этого поста у вас появилось желание создать процесс по улучшению процессов — сделайте глубокий вдох, выдох и выпейте чаю (или чего покрепче, пятница же).
Это пройдёт.