Продукты мы приходуем накладной, услуги – актами, и у обоих документов есть галочка «Зачесть сотруднику».
Для чего? Корректный и четкий финансовый учет строится на дисциплине фиксирования движения всех денежных операций.
Как обычно бывает, сотрудники на кассе взяли деньги, побежали в магазин, принесли чек, в котором еще себе что-то купили, принесли сдачу, чего-то там почиркали и… чек попадает в руки бухгалтера-калькулятора. Спустя время, никто уже толком ничего не помнит: кто из сотрудников это был, отдал ли он сдачу. Знакомая ситуация?
📌 Так вот, самая действенная система – это когда деньги, которые берут из кассы/сейфа, менеджер проводит в подотчет конкретному сотруднику, т.е. факт в программе зафиксирован, и вы точно знаете, что на сотруднике N числится 1000.
А дальше вы сдаете авансовый отчет калькулятору (если просто сдаете чеки, то пишите ФИО сотрудника), по которому видно, что за 1000 было куплено и сколько сдано.
Калькулятору останется, набив накладную/чек/акт из магазина (например, мобильный оплатили за 2 месяца) – поставить галочку «Зачесть сотруднику» и с сотрудника N будет списана 1000 или сумма, за которую он отчитался, а часть так и останется за ним, пока не будет предоставлен еще документ на затрату.
В отчете «Баланс по сотрудникам» или в OLAP-отчете можно посмотреть суммы, находящиеся в подотчете у сотрудников.
Так контроля и ответственности в вашем заведении при работе с деньгами будет гораздо больше!