“Ассистент не справляется, давайте менять”
Кейс из практики

Это должен был быть пост “Как мы закрыли вакансию за 10 дней”, но что-то пошло не так 🙃

Мэтч случился быстро: первый показанный кандидат, интервью, оффер. Причём кандидат – золото! 🤩 Системный, диджитальный, с хорошим английским, да еще и проверенный – пару лет назад мы уже трудоустраивали её к нашему заказчику, и отзывы о работе были только положительные 🤌 Мы были уверены, что это будет самый беспроблемный найм…

НО через некоторое время руководитель нам пишет «У ассистента низкая автономность и производительность. Нет ощущения, что я могу на неё положиться. Кажется, все МЫ ОШИБЛИСЬ с наймом».
😡 ”Ну все, кажется, придётся искать замену” - подумали мы про себя, а это всегда дополнительные затраты и удар по нашей самооценке. Но так легко мы не сдаемся, поэтому пошли разбираться!

Провели встречу с руководителем и выяснили, что ему не хватает прозрачности: план дня то появлялся, то нет, отчёты приходили, но в неудобном формате. Не хватало системности: задачи находились в разных местах. А ещё иногда задачи выполнялись «не так».

Вторым этапом мы поговорили с ассистентом, узнали, как дело обстоит с её стороны. Какие есть сложности, видит ли она проблемы, как обеспечивает прозрачность. Так же сделали аудит системы управления задачами, подключиись к таск-трекеру ассистента и зашли в рабочие чаты, где руководитель ставит задачи.

После этого 2 недели сопровождали процесс и помогали корректировать взаимодействие.

Самое главное в этом кейсе, что ассистент был вполне автономный, системный, ответственный. А проблема здесь стара как мир – отсуствие коммуникации! Сначала руководитель не давал обратную связь ассистенту, а обозначал проблемы только нам. Затем писал только факт, что сделано “не так”, не поясняя, как имменно для него вышлядит “так”. И ассистент тоже, получив реакцию, что результат не соотвествует ожидания, не приходила с уточнениями и детальным разборов. Поэтому ключевым моментом нашей помощи стала фидбек-сессия между ними, где они оба дали обратную связь и обсудили все нюансы.

🔥 После этого работа быстро встала на поток. Ассистент успешно завершила 3х месячный испытательный срок и продолжает работу.

🟡 У руководителя появилась прозрачность, стало понятно, где задачи, как устроена работа и как ведётся отчётность.
🟣 А ассистент получил чёткие ориентиры, какой формат удобен руководителю. И самое важное, научилась к проактивно выстраивать работу с руководителем и уточнять ожидания, чтобы результат совпадал с запросом. По сути, стала owner процессов и задач. То, чего часто не хватает не только ассистентам, но и многим сотрудникам в целом.

☕️Такие ситуации показывают важную вещь: сложности после выхода кандидата могут быть, но они устранимы, если начать разбираться и разговаривать.

Хорошо, что в агентстве мы сопровождаем не только подбор, но и адаптацию.
Иногда именно это сохраняет сотрудника, деньги и время 💗