Оптимизация в компании: как понять, можно ли убрать этап из процесса

Когда компания берется за оптимизацию, с явно лишними действиями всепонятно — их убирают быстро. Сложнее с теми этапами, которые отнимают время и ресурсы, но неочевидно, нужны ли они. Дополнительная проверка, лишнее согласование, еще один разговор с клиентом — убрать или оставить?

Есть риск: можно случайно отказаться от того, что на самом деле важно для клиента или для качества результата. Или, наоборот, яростно отстаивать привычный этап только потому, что всегда так делали, хотя он давно потерял смысл.

Допустим, в процессе есть дополнительная экспертная проверка. Она занимает время — и на первый взгляд кажется лишней. Но если именно на ней команда находит ошибку до того, как результат увидит клиент, убирать этот этап нельзя, иначе будут исправления, недовольство клиента и дополнительная нагрузка. То же самое с долгим разговором с клиентом: иногда это лишнее обсуждение, а иногда — единственный способ понять нестандартную задачу.

Чтобы убедиться, что процесс нужен, проведите диагностику каждого спорного этапа.

Ценность для клиента
⬜️ Что изменится для клиента, если этого шага больше не будет?
⬜️ Клиент вообще замечает этот этап — или он существует только внутри компании?
⬜️ Этот шаг формирует доверие или ощущение контроля у клиента?

Качество результата
⬜️ Что может пойти не так, если убрать этот этап?
⬜️ Были ли ошибки или проблемы именно потому, что этот шаг пропустили?
⬜️ Куда перейдет работа, которую на этом этапе делают?

Причина существования
⬜️ Почему этот этап вообще появился — была ли конкретная причина?
⬜️ Эта причина актуальна сейчас или она давно исчезла?
⬜️ Команда защищает этот этап потому что он важен или потому что привыкла?

Альтернативы
⬜️ Можно ли сохранить смысл этого шага, но сделать его проще или быстрее?
⬜️ Можно ли автоматизировать этот этап без потери качества?
⬜️ Что изменить, чтобы этот этап вообще стал ненужным?

Если для клиента и команды ничего не изменится, перед вами хороший кандидат на сокращение. Если последствия есть — подумайте, как сохранить полезную часть этапа, но сделать ее проще.