Пошаговые инструкции — это наши маршруты от точки А к точке Б.

Для компаний это часто первый шаг к росту: инструкции, шаблоны и чек-листы помогают сократить затраты на обучение, поддержать стандарты и даже сохранить экспертный опыт, из которого 80–95% обычно «в головах».

Но у инструкций есть слабое место — они быстро устаревают и теряют смысл. Чаще всего они отвечают лишь на вопрос «Что делать», без контекста, лайфхаков и экспертного мнения, поэтому в новых условиях становятся бесполезными.

Как оживить инструкции?

Нужно добавить:
- Смысл – зачем она нужна, в каких случаях, кому и какую пользу принесет;
- Контекст – когда, где и при каких условиях ее применять;
- Новую энергию – опыт применения. Короткие истории-кейсы оживят инструкцию, иллюстрируют ее и сделают «своей».

Пример из Оргкомитета Сочи 2014:

Задача

Новичков много, времени мало — адаптация должна идти быстрее. У нас есть ценные, но устаревшие Руководства от МОК: в них подробно описаны роли, задачи, взаимосвязи, развитие направлений на 6 лет вперёд и опыт других Оргкомитетов. Но им не хватает главного — наших контекста и реальности, а также живого опыта.

Решение

Мы ввели два формата работы с руководствами для новичков: на старте — знакомство, через 2–3 месяца — осмысление. Сначала – понять суть, потом – сопоставить с реальностью и извлечь уроки.
- Каждый новичок проходил курс Введение в функцию по инструкции-техническому руководству.
- Сделали шаблон для глубокого разбора: что написано в руководстве, как у нас на деле, реальные истории, уроки и что изменить в руководстве.
- Новички наблюдали, обучались в действии, записывали свои истории в шаблоны. Такая была у них производственная практика.

Почти год собирали эти истории и lessons learnt в бизнес-направлениях, а потом отправили их в Международный Олимпийский Комитет. И уже через несколько месяцев получили новые руководства с нашими историями и контекстом, по которым продолжали обучать новичков и волонтеров до самых Игр 2014.
Так из документов мы сделали новые инструменты для развития мастерства.

О канале Управление знаниями для бизнеса и жизни