Как организовать работу менеджеров, чтобы контролировать сроки и выполнение задач?

В нашей компании мы ценим открытость и прозрачность, благодаря чему клиенты всегда в курсе, какие идут работы на проекте и какие планируются.

Компания живет недельными циклами, поэтому работы планируем накануне новой недели, в пятницу.

В чем цель такого планирования?

1. Мы выработали процесс планерок, который контролирует менеджеров и позволяет команде держать ответственность. В пятницу мы подводим итоги прошедшей недели, обсуждаем текущие и новые задачи и составляем план на следующую неделю с распределением задач по специалистам.

2. Заранее перед планеркой каждый проектный менеджер готовит список задач, которые нужно выполнить на следующей неделе. Этот список состоит обычно из тех задач, которые не были решены ранее и требуют продления, и новых задач.

3. Если задача не была решена за запланированное время, выясняем причину, решаем, как поступить, и двигаемся дальше. Разбор плана важен, иначе менеджеры не будут чувствовать ответственность за свои действия.
Новые задачи, конечно, обсуждаются с заказчиком предварительно. Они могут быть срочными («А-а-а, у нас всё сломалось, спасайте!»), а могут быть заранее запланированными.

4. Мы распределяем задачи для специалистов, а также оцениваем, сколько времени нужно на каждую задачу. Смотрим на выполнимость плана для каждого сотрудника, учитывая звонки клиентам и срочные задачи, на которые тоже уходит время.

5. Затем актуализируем план на новую неделю. С разными клиентами это организовано по-разному. Кто-то составляет планы на год, кто-то на месяц, кто-то просит сделать что-то только по необходимости. Здесь есть некая «конкуренция» за ресурсы в команде: часто времени программистов меньше, чем того требуют задачи от менеджеров. Руководитель отдела решает, какая из задач наиболее острая, а какая менее приоритетная.

✔️Тем не менее все договоренности с клиентами и дедлайны мы соблюдаем. Планерки и планирование задач позволяет нам лучше видеть ситуацию в компании и выполнять обещанные задачи в срок.

#hr #карьеравIT #планерки