Вы когда-нибудь видели, как выглядят архивы кадрового делопроизводства в крупной компании? Это целые помещения, заставленные коробками. Помещения, которые не могут быть рационально использованы.

В средних и малых компаниях ситуация не лучше. Согласно существующему законодательству работодатель обязан хранить бумажные копии кадровых документов от 50 до 75 лет!

А что, если компания по каким-то причинам закрывается? При обращении в МФЦ с просьбой принять архивы компании получают отказ — свободных площадей нет и в самих МФЦ. На практике эти документы в лучшем случае уничтожаются. В худшем их просто бросают. Восстановить копии приказов, трудовых книжек, выписок людям в такой ситуации просто невозможно.

И проблема здесь в несовершенстве законодательства. В эпоху цифровой трансформации документы уже давно пора оцифровывать и хранить в электронном виде. С предложением внести соответствующие законодательные изменения вышел Станислав Дружинин, а мы с коллегами подготовили и направили обращение руководителю Федерального архивного агентства Андрею Артизову.

Мы считаем необходимым: 
1. Предоставить работодателям право один раз в 5 лет передавать оцифрованные кадровые документы сотрудников в централизованную государственную систему под управлением Минтруда или Социального фонда России.
2. После подтверждения загрузки и верификации документов государством, освободить работодателя от дальнейшего хранения этих документов в бумажной или цифровой форме.
3. Установить обязанность работодателей передавать невостребованные оригиналы личных документов (трудовые книжки, дипломы, аттестаты) в ближайший МФЦ, где работник сможет получить их через заявку на портале «Госуслуги».
4. Обеспечить доступ граждан к их оцифрованным кадровым данным в виде юридически значимых выписок в личном кабинете на портале «Госуслуги».

Если предложения будут реализованы, это снизит административную нагрузку на бизнес, защитит права граждан и поможет оцифровать огромный массив данных. Успех – в каждом направлении. Ждём ответ!