Текущие, Важные и Срочные: объяснение на примере конвейера

В области управления задачами и работами часто сталкиваешься с различными методами их классификации. Одним из наиболее распространенных является матрица Эйзенхауэра, но для меня она оказалась слишком сложной в применении. Вместо этого я предпочитаю делить задачи (и формулировки работ) на Текущие, Важные и Срочные. И никаких задвоений типа Важные и одновременно Срочные.

▎Текущие

Текущие — это плановые задачи или формулировки работ, которые обеспечивают стабильное и заранее определенное функционирование команды, предприятия или личной деятельности. Можно представить эту плановую работу как конвейер, который функционирует как часы и с определенной мощностью. Например, текущие работы на автомобильном конвейере обеспечивают выпуск 50 автомобилей в день, а также это могут быть регулярные проверки оборудования, замена изношенных деталей или выполнение планового обслуживания.

Свои текущие задачи я формулирую в рамках стратегирования. А далее в течение недели стараюсь выполняю их, представляя себя как станочек к которому на вход подают четко понятную работу, полученную из задачи. Такую четкую формулировку работ (срок, моя роль, используемый метод, ожидаемый результат в виде рабочего продукта) я делаю в рамках планирования. Практики стратегирования и планирования я, как минимум, реализую в рамках обязательной еженедельной встречи с собой. Эту встречу коротко называю сессия стратегирования, хотя на ней провожу и планирование.

▎Срочные

Срочные работы возникают в течение дня в ситуациях, когда что-то идет не так, не по плану, и тогда требуется немедленное вмешательство. Например, если конвейер остановился или работает не с запланированной мощностью, необходимо все бросить и восстановить его работоспособность. В ИТ это может быть устранение критической ошибки в системе или восстановление доступа к данным после сбоя. В инженерии это может быть необходимость срочного ремонта оборудования, которое вышло из строя.

Когда что-то появляется в течение дня, то это не становится сразу Срочной работой. Каждое новое действие (идея о незапланированном деле) проверяется: может ли она подождать до следующей сессии стратегирования и планирования? Если может подождать, то это действие записывается в мимолетные заметки, а если не может, то записывается в раздел Срочные в трекер Помодоро.

▎Важные

Важные задачи касаются всего того, что направлено на качественное улучшение текущего состояния (процессов, систем, мастерства и т.п.). Важные задачи направлены на улучшение текущих параметров, например, производительности и конкурентоспособности системы. Например, решение важных задач позволит выпускать не 50 автомобилей в день, а 55 автомобилей в день. В личной жизни Важное — это все проекты, связанные с обучением, или новые проекты, где предполагается инвестировать время.

Если не уделять внимание важным задачам, то система со временем морально устаревает и теряет свою эффективность. В контексте конвейера необходимо постоянно заниматься Важным, а не время от времени.

Все важные задачи должны быть поставлены в такие слоты времени, в которые наименее вероятно их не сделать. Например, поэтому обучения я ставлю сразу после завтрака, а не на вечер.

▎Роли в управлении задачами

Текущим и Срочным занимается операционный менеджер, который фокусируется на поддержании стабильной работы системы и быстром реагировании на непредвиденные ситуации (в сложных ситуациях приходится звать кризис-менеджера). Важным занимается менеджер организационного развития, который работает над стратегическими инициативами и долгосрочным развитием.

Хороший руководитель умеет осознанно выполнять обе роли, разделяя свое внимание между Текущим, Срочным и Важным. Это требует мастерства стратегирования и планирования, чтобы иметь гибкость и умение расставлять приоритеты, обеспечивая как стабильную работу, так и развитие организации. Понимание различий между Текущим, Важным и Срочным помогает более эффективно управлять временем и ресурсами как в командной работе, так и в личной жизни.