Как все успеть? Лайфхаки и техники тайм-менеджмента
Наш project-менеджер Татьяна решила написать пост для тех, кто тоже иногда мечтает, чтобы в сутках было больше 24 часов 🌈
Смоделируем ситуацию — ведение трёх проектов одновременно, по каждому нужно разбираться с ежедневной рутиной, закрывать минимум по одной личной задаче, следить за исполнением сроков и решать вопросы от сотрудников.
В зависимости от должности условия ситуации могут меняться, но актуальным для каждого остаётся вопрос — как не потеряться в этом потоке задач и выполнить их вовремя?
Я работаю project-менеджером уже 4 года, поэтому хочу поделиться с вами лайфхаками и техниками тайм-менеджмента, которые я использую.

🔹 Однозадачность vs многозадачность
Знали ли вы, что всего 2% людей действительно умеют работать с несколькими задачами одновременно? У остальных 98% внимание рассеивается. Очень легко упустить из виду детали, которые так важны для успеха проекта. Попробуйте сфокусироваться на чём-то одном и увидите, как улучшится ваша продуктивность и качество работы.
🔹 Ведение календаря = залог успеха
Используйте календарь не только для рабочих встреч, но и для различных активностей, которые необходимо завершить в течение дня. Например, разобрать почту, ответить коллегам, подготовиться к демо с заказчиком или подбить итоги ретроспективы.
Как говорят мои коллеги:
💬 Если это не в моем календаре, то этого попросту не происходит!
💬 Для меня планирование своего рабочего дня начинается с вечера предыдущего. Я актуализирую свой календарь и список дел на завтра, так я точно знаю, что ничего не упустила и буду готова к каждой встрече.
🔹 Если задача занимает меньше 5 минут, сделайте её сразу
Позвоните коллеге, обновите документ, напишите сообщение и перейдите к другим важным делам. Вы получите моментальное удовлетворение от закрытия задачи, несмотря на то, что она заняла так мало времени (проверено).

Можно обратиться к известным техникам тайм-менеджмента. Их очень много, но я перечислю только те, которыми время от времени пользуюсь сама.
🔹 Метод помидора 🍅
Заключается в том, что вся работа отслеживается по таймеру. 25 минут работайте и не отвлекайтесь, затем сделайте перерыв на 5 минут. Четыре раза повторите цикл и устройте себе отдых на 30 минут.
Мне это помогает дисциплинировать себя, выполнять какую-то рутинную или срочную работу. Кроме того, когда работать нужно всего 25 минут, а потом можно получить заслуженный отдых, то даже самая большая/нелюбимая задача уже не кажется такой страшной.
🔹 Принцип трёх дел
Выберите из всего списка ваших задач три самые важные или срочные. И сфокусируйтесь на том, чтобы закрыть их в течение дня. Этот метод помогает правильно расставить приоритеты. Особенно он хорош, когда второстепенные задачи отвлекают от чего-то глобально важного.
🔹 Fresh or Fried
С вечера составьте себе план, в котором срочные и важные задачи поставьте на первую половину дня, остальное — на вторую. Суть в том, что утром мозг ещё не успел устать за день и вам будет проще решить что-то сложное.
Я так роадмап обычно составляю 😊
🔹 Временные блоки
Пропишите в своем плане на день, сколько времени вы потратите на каждую задачу.
Например:
Актуализация статусов задач — с 8:00 до 9:00.
Дейли — с 9:00 до 9:30.
Отчёт заказчику — с 9:30 до 11:00.
Часто хочется всё успеть, поэтому в список задач я иногда включаю больше, чем физически могу выполнить. Если расписать таким образом рабочий день, то можно понять, что реально можно сделать, а что лучше перенести. К тому же, это помогает увидеть, насколько хорошо вы умеете оценивать время на задачу.

👉 Если вы в своей работе тоже применяете техники тайм-менеджмента или у вас есть собственные советы по оптимизации рабочего времени, то делитесь ими в комментариях. Буду рада получить обратную связь)