Созвоны: что делать руководителю, чтобы они не становились «пожирателями времени»

1️⃣ Обозначать тему и цели
Так вы дадите шанс команде подготовиться к разговору – как минимум найти и открыть нужную задачу, чтобы она была перед глазами.
2️⃣ Ограничивать круг участников встречи
Конечно, хочется максимальной прозрачности, чтобы вся команда была в курсе всех событий на проекте. Но чем крупнее ваш проект, тем выше вероятность, что с таким подходом команда будет проводить весь свой рабочий день на созвонах. Собрались 50 человек и слушают дискуссию пяти в течение часа.
Нужно заранее определить, кто нужен на созвоне. Сообщая о митинге, тэгнуть необходимый состав или сделать рассылку на корпоративную почту. А для поддержания прозрачности процессов – отправить резюме созвона в общий чат.
3️⃣ Модерировать процесс
Если вы организатор созвона, ваша задача — следить за:
▪️ таймингом: начали вовремя, закончили тоже;
▪️ планом собрания: обсуждаем то, ради чего собрались, для других проблем и вопросов будет своя встреча.
4️⃣ Подводить резюме созвона
Итог встречи – обязательная составляющая: какие вопросы обсудили, какие решения были приняты, кто ответственный за их реализацию и в какие сроки. В зависимости от обсуждаемой темы, резюме может быть зафиксировано: в общем чате, в базе знаний, в рассылке на корпоративную почту.
5️⃣ Проводить встречи 1+1
Руководителю важно регулярно общаться со своей командой, причем не только в формате «узнать статус»: что сделал, что планируешь, есть ли сложности. Настроение в команде тоже имеет большое значение. Если кто-то из коллег раздражен, расстроен – это будет сказываться на работе.
Задача руководителя – обнаружить проблему и узнать, может ли он помочь. Проблема в сложной задаче? Или конфликт в команде? Подобные кейсы в зоне ответственности лида. Сложнее, когда это какая-то личная проблема. Но и тут руководителю важно проявить участие: показать человеку, что он здесь не ресурс или «винтик», а ценен и к его проблемам неравнодушны.