Секрет бессмысленных совещаний

Работа управленца напрямую связана с большим количеством встреч и совещаний. При этом возникает соблазн приходить на них без подготовки: там будет много других людей, они что-то расскажут, и как-нибудь проведем встречу.

Судьба любит иронию — поэтому такая встреча обязательно пройдет «как-нибудь». Без решений, с большим количеством потраченного времени, а иногда и эмоций. Поэтому я пришел к тому, что лучше к встречам готовиться.

Заранее понять цель встречи - что должно быть у всех участников по её окончании? Кстати, по опыту, это вопрос, которым до встречи задается примерно никто ))

Важно заранее понимать состав участников встречи и их интересы. Это даст возможность подготовить необходимые материалы и определить удобный для всех формат. Ведь если на встрече, требующей принятия решения о бюджете проекта не будет человека, обладающего такими полномочиями, то встреча автоматически становится бессмысленной. И можно сэкономить большое количество времени просто отказавшись от неё, либо переведя её в электронный формат (например, обсуждение в чате). А встреча, на которой нужно подвести итоги проекта, без подготовленной заранее презентации и цифр с достигнутыми KPI проекта превратится в болтовню. Хорошо ещё, если её результатом станет решение подготовить презентацию и итоги проекта в цифрах )). Но потерянное всеми участникам время не вернется.

У встречи обязательно должен быть ведущий. Он отвечает за то, что встреча состоится, пройдёт конструктивно и закончится принятыми решениями. Которые лягут в протокол встречи. А протокол будет доступен всем участникам.

Но есть и ещё один подводный камень. Большинство встреч заканчивается протоколом. «И что здесь плохого?», скажете вы. Я тоже раньше так думал, пока не начал анализировать хромающую эффективность работы команд. Вывод оказался прост. Результатом встречи должен стать не протокол, а исполнение всех решений, зафиксированных в нём.

Почему же протоколы не исполняются? Это уже совсем другая история, про контроль и «коллективную» ответственность.

А как вы решаете проблему бесполезных совещаний?