Эффективный контроль для топ-менеджера: «метод светофора»

Чем выше ваш уровень управления, тем больше времени начинает отъедать контроль подразделений. Тяжелее всего, когда в компании нет отчётов и она на ручном управлении. Но и при налаженной отчётности директор сталкивается с проблемой: сотрудники начинают бомбардировать его большим количеством отчётов.

С годами я выработал удобный формат отчётности, который назвал «метод светофора».

В каждом отчёте сразу выделяются проблемные зоны, отмеченные красным, с комментариями ответственных о причинах возникновения и шагах для устранения.

Такой подход экономит время на всех уровнях.

Руководители среднего звена сразу принимают решения там, где возникают вопросы, не дожидаясь указаний сверху. Это снижает поток запросов к верху и разгружает высшее звено. Кроме того, топ-менеджерам не нужно продираться сквозь дебри слов и цифр, чтобы понять ситуацию в компании.

Я долго шел к поиску этого решения. Пробовал составлять отчёты самостоятельно, потом их автоматизировал. Но свободного времени не появлялось. Только расставив ответственность по местам, на те отделы и тех исполнителей, где она рождается, удалось высвободить время. После перехода на светофорные отчёты с чёткими красными зонами и комментариями ответственных стало достаточно беглого просмотра, чтобы понять ситуацию в компании. Система начала работать сама.

Внедрение «метода светофора» даёт ещё один важный эффект.

У вас выстраивается самоорганизованная культура работы. Сотрудник понимает, что ему не просто нужно отправить отчет, а сделать по нему выводы, отметить проблемные зоны и самому принять по ним решения.

Сделаю оговорку. Даже с учетом самоорганизованности директору нельзя расслабляться. Он должен следить за наличием отчётов и их содержимым. Если в условленный срок пришёл отчет, где красные зоны обозначены, причины и меры прописаны, значит контроль работает. Вам остается только согласиться или внести точечные корректировки в решения коллег. Если отчёта нет, или же в нем нет вышеописанной структуры — тревога. Управление может выйти из под вашего контроля.

Используете ли вы отчёты для контроля своих подразделений и сотрудников? Поделитесь своим опытом.