Могу поделиться своим опытом. Я очень долго искал какую-то единую систему. Outlook, Evernote, Onenote, Todoist
И у меня ничего не получалось.

В Evenote нет нормального управления задачами
В Todoist и аналогах нет нормального ведения заметок (больших)


В итоге я смог выработать для себя систему, которая безотказно работает уже 6й год.
Bear + Things + Блокнот

1) Все заметки в Bear (аналог Evernote, только работает приятнее)
- форматирование приятное и умеет в markdown
- нет папок, есть #теги заметка может лежать под несколькими тегами и будет соответственно в друх папках/тегах

2) в Bear есть тег #цели. Внутри под теги: #цели/год #цели/квартал #цели/месяц #цели/неделя

3) Задачи на день только в бумажном виде, так как-то лучше работает, мне важно вычеркивать, дописывать, писать их руками.
И не так важно по ним искать когда-нибудь

4) Things для напоминалок и ведения списков именно дел. Там есть проекты, подпроекты, рутинные задачи, списки задач по запуску проектов/фичей и т.д.
Самое главное с Things я знаю, что если я что-то туда написал - то я точно это увижу. Именно это знание моего мозга дает ему возможность не держать это в памяти.
Да, не все выполняется, что-то удаляется, но мозг точно в какой-то момент примет решение либо сделать, либо отменить, либо перенести.

Это очень важно, потому что есть куча задач, про которые можно забыть (от продлить домен, проверить как работают бэкапы, до забить личные финансы, заплатить налоги, продлить патент и т.д.) Нескорые редкие задачи типа "сдать отчет в налоговую" ставлю за месяц до реального дедлайна, задача всплывает, я закидываю в недельный план и двигаю задачу на тот день, когда планирую её сделать.


Вот такая вот у меня система, может быть сумбурно получилось, но буду рад ответить на вопросы