Reporting или ОтчетностьПродолжаем рубрику🔥
Этот выпуск мог бы называться "Transparency или Прозрачность", но это название забито на будущим текстом об интерфейсной прозрачности, что совсем не касается soft-skills, поэтому пришлось импровизировать...
Отчетность для целей заметки — это не прошитый и подписанный 60-страничный документ и даже не его представление в презентации для руководства.
Под "отчетностью" мы предлагаем понимать любую информацию о том, что делает эксперт и / или руководитель, получаемую вышестоящими руководителями.
То есть, как вы поняли из определения, "случайная отчетность" тоже попадает в объем обозначенного понятия. Не расскажете вы — расскажет кто-то еще, попадётся на глаза задача, неожиданно спросит топ-менеджмент. Но обо всем по порядку.
N. B. Самая важная мысль, заложенная здесь, — всё еще разумные сомнения: если вы не уверены на 100%, что ваш руководитель в курсе или не хотел бы быть в курсе, это значит, что ваша работа непрозрачна, отчетность — недостаточна.
Какие чит-коды помогают с отчетностью?
Главное, чтобы это не становилось формальностью, т.к. она ведет к замыливанию ваших глаз и снижению ценности информации для руководителя.
Во-первых, определите формат.Презентация? Графики? Шкалы? Какой-нибудь аналог win/loss report? Просто текстовый отчет на половинку А4?
Учитывайте, что формат в первую очередь должен быть удобен для заполнения и, если применимо, демонстрации, а потом уже все остальное.
Во-вторых, определите содержание.Только большие проекты? Большие + статистика по операционке? Большие проекты с разбивкой на достижения и провалы?
Это тесно взаимосвязано с формой и зависит от того, что с этой отчетностью дальше будет делать её получатель и, что важнее, что вы хотите, чтобы они с ней сделали.
Например, хотите больше ресурсов — нужно сконцентрироваться на положительных результатах одновременно с ростом операционки.
В-третьих, определите периодичность.Это вот эти все daily, weekly, bi-weekly, tri-weekly [не путать с try weakly], monthly, etc.
Минимальная периодичность определяется мерой планирования или вышестоящей отчетности, но максимальная, как правило, ограничена фантазией отчитывающегося.
В-четвертых, определите последовательность и порядок использования кросс-ссылок.Нет ничего лучше, чем отслеживающие что-то отчеты, ибо они показывают и динамику, и масштаб, и организованность работы.
Если сопровождаете бизнес, покажите, что сделано, что делается, что запланировано. Если готовите документы, покажите прогресс в числовом выражении и дополните смысловой выноской / устным пояснением по ключевым документам.
В-пятых, говорите про outcome, а не только про output.Мы — бэкофис, наша задача по умолчанию — в том, чтобы "просто делать дела". Обычно мы их и делаем, мы же гордые, а дело наше — небольшое. Но ведь у этого дела этого — большие и большие последствия.
Output — это как раз просто то, что мы сделали [подготовили док], outcome — результат, который принесло то, что мы сделали [защитились от претензий уполномоченных органов, предотвратили проверку]
Отчитывайтесь, ставьте лайки!