Привет! Это Настасья Сергеевна.

Только что закончила помогать с одним мероприятием и, пока впечатления свежие, поделюсь своими неэкспертными наблюдениями за организацией ивентов.

С ивентами я столкнулась случайно пару лет назад, работала с лекциями и конференциями, участвовала в их организации удаленно. Небольшой опыт, но, возможно, кому-то он будет полезен для самодеятельности.

Инструкция «Как организовать ивент» для чайников

1. Идея
Итак, вы придумали нечто гениальное: это будет событие года, придут все! Теперь надевайте шляпу скептика и раскладывайте идею по полочкам.
1.1. Определите, кто ваша ЦА. Насколько хорошо вы знаете этих людей (реальных, не воображаемых)? Что им интересно? Зачем они выходят из дома? Сколько у них свободного времени? Сколько они готовы заплатить за билет? Где вы их найдете? Побольше вопросов.
1.2. Пропишите цели мероприятия — для себя и для гостей. Зачем вы это делаете и зачем к вам приходить? Это поможет: а) составить хорошую программу; б) донести смысл и ценность мероприятия до аудитории.
1.3. Проверьте, что идея рабочая: есть ли интерес к теме у аудитории, подходящие спикеры и ресурсы для реализации?

2. Деньги
Каждый ивент требует мини-бизнес-модели, даже некоммерческий: расходы обычно большие, а цены на билеты (если они есть) завышать бессмысленно — нужно что-то придумывать.

Посчитайте смету и учтите все — от площадки и продвижения до стаканчиков и мусорных пакетов. Продумайте, как закроете расходы и что будете делать при самом негативном сценарии (когда на встречу подписчиков никто не пришел).

Если делите расходы на количество билетов с учетом 50% заполняемости — скорее всего получаете стоимость, которую никто не захочет платить. Ставите рыночную цену на билет — дебет с кредитом не сойдутся. Что делать? Урезать лишнее, искать спонсоров, партнеров, коллаборации, зарабатывать на чем-то другом. Главное — не начинайте заниматься организацией, пока все не посчитаете, не будете готовы к рискам и не разберетесь с капиталом.

3. Планирование
Выбирая дату, не забывайте про сезонность, график вашей ЦА, праздники и другие мероприятия.

Дальше все просто: у вас назначен день X — и теперь можете хоть умереть по дороге, но все придется успеть. Лучше все же не умирать, а заранее расписать объем подготовки на месяцы вперед, расставить реалистичные сроки и контролировать выполнение задач пару раз в неделю.

Когда планируете ход мероприятия и организацию пространства — воображайте себя режиссером и набрасывайте в голове раскадровку.

4. Продвижение
— готовьтесь заранее: не надейтесь, что успеете всем рассказать про мероприятие за неделю до него; закладывайте адекватное время и на сбор программы, и на производство контента;
— сделайте анонс пораньше, но будьте уверены, что у вас уже есть, что рассказать о мероприятии и классная афиша, что вы готовы покорять с первой волны; где-то слышала, что люди делают выбор быстро и эмоционально, так что, уверена, первое впечатление имеет значение;
— смыслы и темы важны: я наблюдала, как один и тот же популярный лектор в одном и том же городе собирает полный зал с одной темой лекции, а с другой — мероприятие оказывается на грани отмены;
— не рассчитывайте, что если о вас написали медиа с большими охватами, все обязательно побегут скупать билеты; охваты — это важно, но уместны также искренние рекомендации от людей, близких для аудитории, и в целом дружественное обращение.

Всем классных ивентов!

Фото: Martin Parr, The Derby, Epsom England, 2004; Symposium of Erotes and Psyches, 1st century CE, fresco; Raymond Depardon, Michel Foucault in West Berlin Technical University, 1978; Terracotta tumbler with presumably young men in good spirits after a symposium, Greek, Attic, ca. 525–510 BCE; Larry Fink, 1977.

🖤🖤🖤 😋🧩🤓🤯💻💖😇

Вы видите #гостьпост Настасьи Сергеевны из нашей рубрики