Мне нравится делить встречи-штурмы на 6 частей:
– ice breaker,
– организационные моменты: цель встречи, план и тайминг,
– штурм вопросов/проблем,
– деление на команды (для больших групп),
– штурм решений и презентация идей,
– рефлексия/синхрон состояний после встречи.
Для организации онлайн-встреч советую использовать FigJam. Как по мне, эта доска удобнее и симпатичнее того же Miro. Внутри множество шаблонов и доп.фитч – к примеру, вы можете включить там музыку под штурм, засечь таймер, запустить рандомайзер или фотобудку.
Пару слов о каждом блоке штурма:
🔡Ice breaker (5-10 минут)
Кажется ерундой, но, пожалуй, это одна из самых важных частей. Сонастроиться, снять напряжение, дать участникам почувствовать себя комфортнее внутри группы. Это должно быть что-то супер быстрое и одновременно личное.
Примеры:
– назовите интересный/смешной факт о себе,
– отправьте мем/стикер дня,
– скиньте детское фото,
– прикрепите фото, какой вы фрукт,
– поделитесь любимой песней и пр.
🔡Проговариваем организационные моменты (5 минут)
Важно озвучить заранее: как будет проходить встреча, сколько будет длиться каждый из этапов и (главное!) чего мы хотим достичь по итогам встречи.
🔡Вопросы на сегодня (до 30 минут: по 7-10 минут на каждый тематический блок)
Есть два пути их сформировать:
1. Каждый участник оставляет запросы на отдельных стикерах, после голосуем реакциями (штампы внутри доски) за самые актуальные, которые будем расписывать.
2. Генерируем их сразу по тематическим блокам и также голосуем.
*Мы можем штурмить по разным сценариям – оставлять на стикерах сложности/запросы, которые есть сейчас (пр-р, не отлажен процесс подготовки КП, не хватает ресурсов, команда демотивирована) ИЛИ сразу накидывать какие-то идеи, но пока не расписывая их (если этот штурм креативный).
*тут можно сделать перерыв для участников*
🔡Деление на команды (для больших групп)
До этого этапа каждый работал индивидуально. Теперь же пришло время разделиться на группы, чтобы перейти к основной части штурма – генерации решений и расписыванию идей.
Я делю на группы по 3-5 человек, чем меньше людей, тем эффективнее.
🔡Штурм решений (20 минут) и презентация идей (7 минут на каждую группу)
В этот блок уходят только те вопросы, которые получили больше голосов на этапах выше.
К примеру, в блоке «команда» выше участники накидали 30+ вопросов, но все проголосовали, что актуальнее сейчас обсудить «снижение мотивации удаленных сотрудников». Значит группа 1 генерит свои идеи и предложения именно на эту тему. И также по другим блокам: 1 группа = 1-3 темы.
Важно на этом этапе не просто нагенерить решение, а также обозначить ответственных и тайминги реализации. После штурма – презентуем идеи на всех, если есть время: отвечаем на вопросы.
🔡Рефлексия (10 минут)
На этом этапе все уже сильно устали и большинство спешат на другие встречи. Однако важно плавно выйти из процесса – попросите каждого (по желанию) поделиться своими ощущениями после. «Кто с чем уходит?» Также хорошая практика – собрать небольшую ОС после в виде гугл-формы.
🔡ТРИ самые важные вещи в этом всём:
– Не старайтесь обсудить за одну встречу всё на свете: лучше разобрать 3 вопроса глубоко, чем 10 поверхностно,
– Следите за временем. Заводите таймер на каждом этапе, четко модерируйте переходы, не растягивайте встречу. Надо уложиться в 2-3 часа, если не хотите замучить свою команду (привет всем, кто любит растягивать встречи на 5-7, не надо так),
– Все должны быть вовлечены. Тут 3 момента:
1) откладываем телефоны и любые другие дела (для этого нужно заранее предупредить участников о штурме),
2) если человек пришел на штурм – он активный участник, отмалчиваться не получится,
3) хорошая модерация: если не уверены в своих силах, то лучше привлечь стороннего специалиста.
На этом всё! Всем качественных штурмов ✊
Ссылка на шаблон