Интересно, но в топ-3 запросах, что у C-level, что у джунов один и тот же вопрос – «Как эффективно планировать?».
Сегодня расскажу про календарь
Я веду абсолютно все свои задачи и встречи в google-календаре уже 6 лет.
Зачем?
🔡Эффективно использую свое время. Когда ведешь все задачи и встречи в календаре, сразу видишь перекосы: пр-р тратить 6 из 8 часов на созвонах это не ок или отдавать все время одному проекту/зоне – тоже.
🔡Больше успеваю.
🔡Исключаю большое количество ненужной коммуникации на тему «кому какой слот удобнее».
С чего начать:
1. Бронируем слот под обед (протягиваем на каждый день). С этого легче начать.
2. Проставляем все свои повторяющиеся задачи на месяцы/год вперед (это делается одной кнопкой): пр-р 1-1, командные собрания, задачи по подготовке отчетов.
3. В каждый слот включаем перерыв 5-15 минут. Исключаем ситуации, когда одна встреча заканчивается в 14:00 и следующая начинается в это же время.
4. Для руководителей: заранее бронируем слоты под стратегические задачи.
Помним, что они такие же важные как и любые другие, их нельзя скипать или сдвигать. Вот в этот час вы «думаете о своем бизнесе». Поверьте, это будет куда полезнее, чем потратить этот час, хватаясь за очередной пожар в операционке.
5. Оставляем места под асапы и под контроль задач. Звучит странно, но на деле такое тоже можно запланировать.
Когда я руководила отделом из 50-ти менеджеров, асапы у команды случались каждый час. Еще до работы с календарем, я поймала себя на том, что весь день трачу на 1-1 с кем-то. При этом страдали мои руководские задачи. Так я выделила по два слота – утром и вечером, когда ко мне можно подходить со срочными запросами. Проекты и менеджеры никак не пострадали.
6. Отмечаем задачи для одного проекта одинаковым цветом или выделяем задачи одного типа (пр-р: все встречи желтые, личные задачи серые и пр.).
7. Делимся своим календарем со всеми, кто может поставить вам встречу или задачу. Теперь они могут просто выбрать любой свободный слот.
Для бизнесов и команд:
8. Чтобы прочувствовать удобство календарей на 1000%, нужно внедрить их для всех. Это возможно, у нас получилось сделать это для всех своих команд и разных бизнесов.
Так вы сможете, к примеру, бронировать конкретное время под выполнение задачи у вашего дизайнера. Не чудо ли?
9. Если вы не хотите, чтобы все видели ваши задачи, можно включить отображение только свободных слотов (скрин 2). Тогда ваши коллеги будут видеть только «дела».
Советую сделать именно так. В самом начале у меня был опыт, когда команда видела все мои задачи и они начали ставить встречи друг на друга на одни и те же слоты, так как оценивали, что встреча с другим сотрудником не такая важная.
10. Для встречи на 3+ участников больше не нужно спрашивать удобное время для каждого и тратить кучу времени на выбор слота. Просто открываем календари и выбираем общий.
⚡ – если интересно читать про разные инструменты. Буду делиться дальше)