❇️ Лайфхаки и полезные советы для работы аналитиков бизнес-процессов
ЧАСТЬ 5 из 7. Регламентация
1. Пишите регламенты для людей, а не для аудиторов или кандидатов наук: текст должен быть простым, понятным и легко читаемым.
2. Включайте в регламент схемы процессов. Схема - основа, текст - пояснение к ней.
3. Структура регламента
- Детальное описание процесса (схема + текстовое описание шагов). По каждому шагу, кроме входов-выходов (документооборота) и исполнителей, рекомендуется указывать сроки выполнения, автоматизацию, риски, ссылки на инструкции.
- KPI (как измеряется процесс, с указанием источников фактических значений показателей).
- Приложения (формы документов, методические указания или инструкции).
4. RACI-матрица (все участники процесса и их роли) - лучший друг аналитика. Она отвечает на все вопросы о том, кто что должен делать. Роли: R (Responsible, исполнитель), A (Accountable, ответственный, владелец процесса), C (Consulted, консультант, с кем советуются), I (Informed, кого информируют о результате). Ещё можно добавить роли: риск-офицер и аудитор.
5. Правило идеального регламента: любой новый сотрудник (участник процесса), прочитав регламент, выполнит все свои функции в процессе правильно и быстро, не задав ни одного уточняющего вопроса.
6. Для публикации всех моделей и регламентов применяйте корпоративный Портал (например, Business Studio), к которому есть доступ у большинства сотрудников организации.
7. Чтобы сэкономить время и получить качественный результат, используйте каталог 1200 готовых типовых регламентов для большинства процессов и должностей. Доработать типовой регламент намного удобнее, чем начинать с чистого листа.