❇️ Лайфхаки и полезные советы для работы аналитиков бизнес-процессов
ЧАСТЬ 2 из 7. Описание и анализ процессов, сбор информации
1. Правило трех вопросов: процесс, участники, данные.
- Процесс: что и как делается, какие шаги (действия)?
- Участники: кто делает, кто отвечает, какие ИТ-системы?
- Данные: что и где используется (документы, базы данных)?
2. Интервью и опросы.
- Говорите со всеми исполнителями, а не только с руководством. Руководитель точнее знает, как должно быть, а исполнитель знает, как есть на самом деле.
- Задавайте открытые вопросы: «Расскажите, как вы обычно делаете...», «Что происходит после того, как...», «С какими трудностями сталкиваетесь на этом шаге...».
- Используйте метод «5 почему» для поиска корневой причины проблемы в бизнес-процессе.
- Старайтесь выстраивать и фиксировать мысли собеседника в строго логичном и
последовательном порядке, лучше сразу в виде таблицы или графической модели.
3. Наблюдение: проведите несколько часов рядом с исполнителем процесса, наблюдая за его реальной работой. Вы увидите неочевидные детали и обходные пути.
4. Не верьте выпущенным очень давно регламентам, даже если они имеют актуальный статус. Просите исполнителей процессов показать ежедневно используемые документы (Excel-таблицы, планы, отчёты и т.п.) и сообщить контакты всех подразделений, с кем они взаимодействуют в процессе.
5. Для быстрого и эффективного описания процессов высылайте коллегам для ознакомления готовые типовые модели процессов, которые успешно используются в других организациях. Один из источников – «Сборник типовых моделей процессов для организаций всех отраслей».