❇️ Ещё одна цитата из новой книги «Эффективный руководитель: готовые решения и практики управления».
Раздел «6.8. Базовые рекомендации по обеспечению исполнения регламентов персоналом».
1. Все регламенты должны иметь 5 качеств: актуальный (неустаревший), полный (с достаточной детализацией), непротиворечивый (согласованный с другими регламентами организации), понятный (структурированный и удобный для чтения), разумного и адекватного объема (количество страниц зависит от специфики).
2. Применять в регламентах визуализацию: модели процессов, разные рабочие схемы, графики, диаграммы. Это способствует улучшению понимания сотрудниками.
3. Добавить регламент в должностные папки (на общем диске) всех задействованных сотрудников, либо в корпоративную базу знаний. Проинформировать (оповестить) сотрудников о выпуске нового регламента (или об изменениях в нем) через все возможные каналы (e-mail рассылка, корпоративный мессенджер, внутренний портал). Проконтролировать получение (открытие, прочтение) регламента.
4. При необходимости провести обучение и онлайн-тестирование сотрудников, задействованных в регламенте.
5. Добавить в систему мотивации персонала меры поощрения за точное и безошибочное соблюдение регламентов, меры наказания за нарушение регламентов.
6. Периодически проводить проверки соблюдения регламентов (внутренний аудит). При выявлении нарушений, проанализировать их причины и принять системные меры (оптимизация процессов, дополнительное обучение персонала).
7. При возможности разработать и внедрить механизмы автоматизированного контроля выполнения операций в рамках рабочих процессов и процедур.
8. Создать такие условия выполнения работы, при которых нарушение регламента станет технически невозможным.