Изменения законодательства часто требуют от DPO проявления творческих подходов.
В 2022 году поменялись требования к подаче сведений в реестр операторов персональных данных. С этого момента операторы должны детально описывать цели обработки персональных данных по ряду параметров: перечень данных, категории субъектов, правовые основания обработки, способы обработки и действия с данными.
В условиях, когда операторы ведут учет по 20+ целям, подача такого детального уведомления становится проверкой на внимательность и моральную устойчивость DPO. При этом такое «упражнение» DPO должен повторять регулярно, если в его процессах происходят изменения (вспоминаем требование ч. 7 ст. 22 152-ФЗ).
Для сокращения трудозатрат на этапе подачи уведомления и последующей подачи информационного письма наиболее творческие представители нашей профессии придумали «макроцели».
Макроцель – это условная категория, которая объединяет несколько целей обработки, имеющих схожую направленность. Например, цели «Подбор персонала», «Ведение кадрового учета», «Организация обучения сотрудников» можно объединить в одну макроцель – «Управление персоналом и кадровое администрирование».
Объединяя цели в макроцели, DPO может сложить несколько десятков целей в +- 10 позиций и заявить их в уведомлении именно в таком виде.
Как умеренные консерваторы, мы относились к этой практике с осторожностью. В особенности потому, что цели, которые указываются в уведомлениях, политике обработки, согласиях и реестре процессов должны быть согласованными. Но признаем, что при понимании этих нюансов и связанных рисков макроцели использовать можно, что нам и демонстрируют крупные операторы персональных данных.
Мы не стали делать вид, что макроцелей не существует, раз они используются рынком, и подошли к этой задаче комплексно.
Что мы сделали в PrivacyLine:
⚫️Добавили возможность привязывать процессы (цели) к макроцелям. При этом каждый DPO сам решает, будет ли он группировать цели в макроцели, и если да, то какие именно.
⚫️Сделали централизованное изменение названий макроцелей.
⚫️Добавили три разных режима просмотра реестра процессов по макроцелям: в разрезе целей, в разрезе макроцелей с детальным и сводным отображением параметров обработки данных.
Последний режим оказался особенно важным, поскольку без средства автоматизации DPO вынуждены вручную вычищать дубли (например, в перечнях данных).
⚫️Дополнили обзоры по макроцелям функционалом текущих обзорных таблиц (фильтры, поиск, выгрузка и др.).
По итогу подготовка этой части информации для уведомления по макроцелям сократилась с часов до пары кликов.
Об этом и других нововведениях в системе мы рассказали на мероприятии FinTech Club от RPPA.PRO х Цифра Банк.
Презентацию можно посмотреть ➡️здесь⬅️.
Впереди много планов по развитию описанных в презентации функций, и мы будем рады любой обратной связи. Если хотите попробовать соответствующие возможности на примере своих реестров, приходите на демо (@good_ks).