После того, как проектная команда собрана, проводится два кик-оффа.

Первый из них — внутренний. На нем продюсер презентует команде проект — рассказывает о задаче, заказчике, этапах, подводных камнях и опасениях — в общем, максимально погружает команду в контекст и отвечает на вопросы. Со стороны команды главная задача эти вопросы задать и сообщить о своих опасениях и/или требованиях — например, проектной команде для одного из этапов нужна дополнительная информация от заказчика, без которой они не смогут реализовать эту часть работы.

В презентацию проекта также входит обсуждение драфтового тайминга, который готовит продюсер. Одна из целей внутренней кик-офф встречи — свериться с командой в намеченных сроках — понять, как грамотно соотнести ресурсы команды и требования клиента.

Вместе с командой продюсер прописывает задачи, находит узкие места, которые, как правило, видно уже на этой встрече. Это могут быть разные вещи: одна из частых потенциальных проблем для долгосрочных проектов — отпуск кого-то из команды. Продюсеру важно собрать и зафиксировать все возможные сложности, чтобы держать их в голове при ведении проекта и сообщить об этих сложностях заказчику, если они могут повлиять на процесс.

Команда со своей стороны намечает, как именно они будут реализовывать проект, какие методологии применять и будут ли пробовать что-то новое в процессе.

Второй кик-офф проводится с клиентом. Он нужен для того, чтобы познакомить заказчика с проектной командой — это возможность лично увидеть и услышать людей, которые будут работать над проектом и задать им все вопросы. Одна из больших целей этой встречи — заработать первые очки в кредит доверия. Потому что на этом этапе, особенно если вы сотрудничаете впервые, клиент пока никого не знает и скорее всего видел только тех, кто был на пресейле. Очень важно произвести правильное впечатление — убедить, что проектная команда состоит из сильных подобранных специалистов, которые обязательно решат поставленную задачу. Это очень важно, ведь успех проекта — всегда совместная работа агентства с клиентом — здесь нужен мэтч. Важно найти общий язык друг с другом. Если его нет — абсолютно все равно насколько профессиональная команда собралась. Это все-таки история про людей. Надо налаживать коммуникацию и желательно быстро.

На этой встрече агентская команда также презентует тайминг, который был согласован внутри на первой кик-офф встрече. Конечно, график подвижный. На нашем опыте 90 процентов проектов не укладываются в предварительный план и это нормально. Разработка брендов — сложная работа и очень субъективная, она плохо поддается жесткому временному фреймингу. Поэтому лучше лишний раз проговорить, что предложенный тайминг — это идеальный ориентир, к которому команда будет стремиться, но мы делаем работу, которую сложно планировать и иногда что-то может пойти не так.

Вместе с таймингом мы делимся с клиентом тем, как будем решать задачи каждого этапа проекта — как правило, здесь свою линию презентует каждый отдел. Это важно проговорить, чтобы ответить на клиентские вопросы и снять возражения, если они есть. Конечно, все детали работы прописываются в самом контракте, но в большинстве случаев появляется расхождение в понимании, так как бюрократические формулировки часто звучат общо. Или же всю коммерческую часть курировал и согласовывал один отдел со стороны клиента, а основную коммуникацию по проекту ведут другие люди, которые могут не знать нюансов.

Например, результатом стратегической работы по проекту должен стать воркшоп с командой клиента, где важно присутствие CEO и всех топов компании. Бывает так, что стороны договорились о проведении воркшопа, но на берегу не уточнили, чье участие в нем необходимо. Задача продюсера на этапе кик-офф встречи с клиентом проговорить все ключевые вопросы и критические точки, чтобы обе команды были в курсе действий по проекту и избежали сюрпризов.