Работаем с Google Docs правильно 🚀

Google Docs давно перестал быть просто «онлайн-вордом». Это целая платформа, куда Google спрятал десятки полезных инструментов .

Собрали для вас первую часть функций, которые реально ускоряют работу и экономят часы ⏱️

1️⃣ Список основных сочетаний клавиш

Как и в Windows, в Google Docs есть собственный набор сочетаний клавиш, например, Ctrl + Alt + M.чтобы добавить комментарий и Alt + Shift + I чтобы открыть меню «Вставка».

Изучив их, вы сэкономите массу времени.

Чтобы увидеть всё меню быстрого доступа, нажмите:

Ctrl + / в Windows
Cmd + / на MacOS.

2️⃣ Найти и заменить

Используйте функцию «Найти и заменить» для исправления опечаток, обновления текста и пакетной корректировки информации.

Ctrl + F для поиска слов в Windows.
Ctrl + H для замены текста в Windows.

Cmd + F для поиска слов в MacOS.
Cmd + H для замены текста в MacOS.

3️⃣ Изменить заглавные буквы

Не нужно перепечатывать текст, чтобы исправить заглавные буквы.

Выделите текст и выберите: Формат > Текст > Заглавные буквы.

В меню вы можете переключать регистр текста между строчными, заглавными и заглавными буквами, при которых первая буква каждого слова становится заглавной.

4️⃣ Закладки

Закладки полезны при написании большого отчёта, поскольку они позволяют быстро перемещаться между пунктами.

Чтобы добавить закладку, поместите курсор в Текст > Вставить > Закладка.

5️⃣ Умные чипы

Smart Chips улучшают ваш документ, добавляя интерактивные элементы.

Просто введите «@», и появится контекстное меню Smart Chips.

Среди распространенных вариантов использования — встраивание событий Google Календаря, заметок о встречах, трекеров проектов, планов развития продуктов и многого другого.

6️⃣ Электронная почта прямо из Google Docs

Вам не нужно покидать платформу, чтобы отправить кому-либо файл.

Чтобы отправить файл по электронной почте: выберите «Файл» > «Электронная почта» > «Отправить файл по электронной почте», затем введите адрес получателя и отправьте.

Если у получателя уже есть доступ или он входит в вашу группу, выберите «Отправить соавторам».

7️⃣ Сделать документы доступными офлайн

Вы можете редактировать страницу Google Docs офлайн, но для этого потребуется выполнить несколько шагов.

Сначала перейдите на домашнюю страницу Google Docs и нажмите значок меню, обозначенный тремя горизонтальными линиями. Нажмите «Настройки» > «Переключить в автономный режим» > «ОК».

Затем перейдите к документу, к которому хотите получить доступ офлайн. Выберите «Файл» > «Сделать доступным офлайн».

Теперь вы можете работать с этим файлом в автономном режиме, а изменения будут синхронизированы, когда вы снова подключитесь к сети.

8️⃣ История версий

Google Docs автоматически сохраняет все внесенные вами изменения, а это значит, что никакая работа не будет потеряна по-настоящему, если только вы не удалите ее вручную.

Чтобы просмотреть предыдущие версии, выберите «Файл» > «История версий» > «Смотреть историю версий».

Справа вы увидите шкалу изменений. Выберите нужную версию, затем нажмите «Восстановить эту версию» вверху.

Это вернёт старый текст. При этом последняя копия будет перезаписана и восстановить её можно тем же способом.

9️⃣ Сравнить документы

Google Docs позволяет сравнивать два документа, располагая их друг над другом, выделяя различия между ними.

Чтобы сравнить пару файлов, выберите «Инструменты» > «Сравнить документы» > «Мой диск» > выберите второй файл.

Второй документ будет выделен красным.

Чтобы сравнить две версии одного и того же файла, сначала откройте историю версий целевого документа.

Наведите указатель мыши на более старое сохранение, нажмите на три точки и выберите «Создать копию».

Затем вернитесь в целевой документ > «Инструменты» > «Сравнить документы» > выберите более старую копию.

А какие лайфхаки по работе с таблицами любите использовать вы? Делитесь в комментариях 😉👇