«Никому, кроме меня, это не нужно». Как внедрять регламенты в компанию 📋

Сотрудники не понимают своих обязанностей, совершают одни и те же ошибки, а вы переделываете за ними работу и постоянно тушите пожары. Знакомо?

Юлия Красноруцкая — трекер X10 Academy, поделилась алгоритмом из 5 шагов, который поможет эффективно внедрить регламенты в компанию, чтобы навести порядок в бизнес-процессах, избавиться от рутины и выкинуть успокоительные.

Шаг 1. Назначение ответственного 👨‍💼

Нет ответственного — нет результата. Его задача — довести регламент до всех сотрудников, которые задействованы в описанных процессах и обозначить дедлайн для изучения.

Шаг 2. Контроль исполнения 🔒

Единственный способ мотивировать сотрудников прочитать регламент — устроить тестирование на его понимание. Проверку знаний необходимо проводить ежегодно, а с каждым новым сотрудником — отдельно.

И помните: регламенты — не вечны. Как только меняется какая-то часть описанного бизнес-процесса, регламент придется переписать и запустить процедуру заново.

Шаг 3. Обратная связь 📬

Предупредите команду, что по регламенту работать предстоит им самим, поэтому все пожелания и замечания лучше высказать «на берегу». Предложите сотрудникам дать обратную связь. Если обстановка в коллективе еще не предполагает доверия, проведите опрос в анонимной форме.

Шаг 4. Тестирование и доработка 🔬

Выделите сотрудникам месяц на адаптацию, обкатку регламента и выявление неработающих процессов. На этом этапе важно найти и устранить «узкие горлышки».

Шаг 5. Внедрение 🧬

Когда вы убедились, что замечания учтены, можно начать процедуру внедрения.

Для этого издайте приказ с указанием даты внедрения (как правило, месяц после опубликования) и ответственного за контроль исполнения.

Обязательно передайте приказ ответственным сотрудникам под подпись, чтобы сформировать ответственность за действия.

В качестве дополнительного стимула привяжите выполнение регламента к системе мотивации.

💬 Вы используете регламенты в своем бизнесе? Получилось добиться их выполнения?