Важная процедура делопроизводства – согласование документов. В ее основе лежит как делегирование ответственности, так и свежий взгляд на документ и личный вклад каждой заинтересованной стороны.
Согласно ГОСТ Р 7.0.8-2013 согласование документа или визирование – это оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами.
Как видно из определения согласование бывает как внутренним так и внешним.
Процедура согласования должна быть предусмотрена инструкцией по делопроизводству. Элементами процедуры согласования считают: 1) срок согласования; 2) критерии согласования; 3) круг согласующих или маршрут согласования; 4) виды визирования; 5) порядок апелляций при согласовании.
Срок согласования обусловлен сроком вступления в силу рассматриваемого документа. Он должен составлять разумное количество рабочих дней. По общему правилу - от 1 до 5 рабочих дней.
Как правило, согласование осуществляется параллельным, последовательным или комбинированным способом.
– При параллельном - согласование осуществляется в пределах срока согласования одновременно всеми участниками процесса.
– При последовательном - согласование каждым последующим участником начинается после проставления визы предыдущим. Этот способ нужно применять, когда документ регулирует разные сферы деятельности, например денежное обеспечение, реализацию прав и т.п. При таком способе важно правильно выстроить маршрут.
– При комбинированном - сочетание параллельного и последовательного.
Если нет уверенности, что кто-то из согласующих погружен в ваш вопрос, целесообразно подготовить сопроводительное письмо, в котором разъясняются на доступном согласующему языке обстоятельства, для которых необходим выпуск документа.
Результат согласования представляет собой отметку о согласовании или визу, которая содержит текст согласования (например, "согласовано", "не согласовано", "согласовано с замечаниями"), при этом количество туров согласования неограничен. При бумажном документообороте лист согласования прикладывается к документу или распечатывается на обороте последнего листа документа. При установленной инструкцией по делопроизводству необходимости в отметке о согласовании в виде реквизита, проставляется гриф согласования.
Гриф согласования составляется из слова СОГЛАСОВАНО, должности согласующего лица, подписи (собственноручной при бумажном исполнении или КЭП - при ЭДО), ФИО согласующего, даты согласования. Проставляется 1) на первом листе документа (или на титульном листе); 2) на последнем листе документа под текстом; 3) на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.
Три «золотых» правила согласования документа // источник
🟢На согласование должен быть направлен полностью подготовленный и оформленный в соответствии с установленными в организации правилами проект документа.
🟢За реализацию процесса согласования проекта несет ответственность инициатор документа
🟢Подразделение, участвующее в процедуре согласования, оценивая проект документа, делает замечания и вносит предложения в рамках своей предметной области и закрепленных зон ответственности, которые установлены в положении о подразделении 👍
✈️ Подписаться ➕ Задать вопрос