Несколько добрых делопроизводственных советов или нестандартные реквизиты на документах

Реквизит "Отметка об ознакомлении"
Такой реквизит необходим, когда нужно зафиксировать факт ознакомления с содержанием документа и иметь доказательство совершения ознакомления. Например, согласно пункту 13 приказа № 185, обучающегося необходимо ознакомить с распорядительным актом о применении к нему меры взыскания под роспись в течение трех учебных дней со дня издания акта.
На документе, чаще в нижней части, свободной от надписей, проставляется собственноручная отметка или виза "С (название документа) ознакомлен", указывается статус, дата ознакомления, расшифровка ФИО.

Реквизит "Отметка о заверении подписи"
Этот реквизит нам необходим, когда:
1) Необходимо направить список трудов для участия в конкурсе, грантовых мероприятиях и т.п.
2) Направляется в диссертационный совет письменный отзыв оппонентом
3) Подается заявление о лишении ученой степени на бумажном носителе обладателем ученой степени его подпись должна быть заверена в установленном законодательством Российской Федерации порядке.

Нормативно не закрепленная отметка о заверении подписи, проставляется, исходя из практики, под реквизитом "Подпись" в следующем виде "Подпись (кого) заверяю", ниже должность, ФИО, подпись лица, заверившего подпись, дата указывается по желанию. Отметку о заверении подписи удостоверяет печать организации, если она применяется по Уставу. Полномочия лица, заверяющего подпись устанавливаются:
1) в должностной инструкции или положении;
2) в доверенности от руководителя организации;
3) распорядительным актом организации;
4) сочетанием указанных документов.
Можно применять самонаборный штамп или подпечатывать через текстовый редактор. Оптимальным считает проставление отметки на таком расстоянии от реквизита "Подпись" , которое не позволит внести какие-либо дополнения в текст.
В нотариате эта процедура называется свидетельствованием, а отметка удостоверением. Необходимость в нотариальной процедуре опредлеляется указанием нормативного акта на это или либо соглашением сторон.

Реквизит "Отметка о получении документа"
В случае, когда необходимо иметь доказательство личного получения документа, например, справки об обучении, на втором-третьем экземпляре может проставляться отметка о получении документа.
Отметку располагают на последнем листе документа под реквизитом "Подпись" в следующей формулировке "Экземпляр (название документа, номер, дата) получил на руки", на следующей строчке располагаются дата, подпись ФИО. При получении документа представителем на основании доверенности формулировка может быть такой "Экземпляр (название документа, номер, дата) получил за (ФИО доверителя)", на строчке ниже располагаются дата, подпись ФИО, ниже "на основании доверенности от (дата) номер". Доверенность (или ее копия) прикладывается ко второму-третьему экземпляру и хранится совместно.

Это не все возможные нестандартные реквизиты. Организации самостоятельно исходя из деловой практики, необходимости и достаточности, закрепляют нестандартные реквизиты в локальных нормативных актах.

Подписаться