Электронная подпись для реализации требований к информации, размещаемой на сайтах организаций, ведущих образовательную деятельность (окончание)

КЭП по своей сути - это файл с данными владельца подписи (ФИО, ИНН, СНИЛС, иногда адрес проживания) и информацией о подписанном документе в зашифрованном виде. Применяя КЭП можно определить кем подписан документ и нет ли изменений после подписи. КЭП делает документы юридически значимыми.

Пример КЭП: токен (устройство, напоминающее флэшку) для подписи статистических отчетов, бухгалтерской отчетности, направления сведений в госинформсистемы, например ФНС, ФСС, ФИС ФРДО, ФИС ЕГЭ, ЕГИСМ и т.п.). Удостоверяющим центром или ФНС на токен записан файл с данными владельца. Если используется VipNetClient, то КЭП может быть в виде файла, хранящегося в памяти компьютере У ректора или директора НИИ, организации, предприятия она точно есть.

Поэтому для нашей работы необходимо использовать КЭП. Если первые лица организации поручает руководителю подразделения аспирантуры использовать КЭП (подписывать документы), необходимо подготовить распорядительный акт с указанием информационных систем, в которых будет использоваться КЭП и определить перечень документов, которые подлежат подписанию КЭП.

Как вы понимаете, на электронный документ печать организации не ставится. Однако при распечатке документа на бумажный носитель, проставляется заверительная надпись, содержащая наименование должности лица, удостоверившего подлинность документов; его личную подпись, фамилию, инициалы; указание на количество листов (арабскими цифрами и прописью); дату. Обычно это штамп. Заверение осуществляет работник, которому это поручено по распорядительному акту, по доверенности или по акту и доверенности. Обычно это руководитель канцелярии или отдела делопроизводства.

В соответствии с пунктом 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016 "печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати")".

Отвечая на вопрос можно ли сначала распечатать, подписать у ректора, поставить печать, а потом отсканировать и подписать КЭП, скажу, лучше так не делать. У одного документа двух первых экземпляров не бывает. Можно при пересмотре, уточнении, внесении изменений, изначально исполнить документ в электронном виде.

Надеюсь, что часть вопросов этим постом снялась.

Подписаться