В силу традиционности системы образования, документооборот между обучающимися и организацией происходит по принципу МФЦ. Ковидные времена в какой-то момент расширили практику и мы можем пользоваться различными он-лайн сервисами. Но! Нормативно, это никак не отрегулировано, кроме как в сфере трудовых отношений (ЭДО), и, уж, тем более образовательное законодательство не предусматривает каких-то правил. И, снова но! Используя право на автономность с учетом множества нормативных актов из смежных областей можно внедрить юридически значимый документооборот посредством доступных цифровых сервисов.
Самое простое (из юридически значимого), это обмен электронными заказными письмами через Почту России. Более сложное и затратное - система ЭДО, в которой обучающиеся становятся участниками, то есть им необходимы учетные записи и КЭП.
Из юридически спорного, обмен документами посредством сервисов электронной почты, но в этом случае мы сталкиваемся с "Ромашкой Бегемотовной" в поле имя и фамилия, что затрудняет идентификацию отправителя. Нужно будет поработь с цифровой культурой.
Конечно. в крупных образовательных организациях разработаны личные кабинеты и такой проблемы может не возникнуть, но в малых и НИИ такие способы могут существенно сократить временные рамки на бюрократические дела.
Что делать?
Разработать локальный акт или внести изменения в имеющийся по документам для обучающихся или в "общее" положение о подготовке в аспирантуре. Другой вариант (и надежный) - это соглашение об электронном документообороте между организацией и обучающимся, в котором указываются способ обмена (электронная почта, сервисы третьих лиц, сервис электронной доставки Почты России и т.п.), критерии юридической силы, формы документов, порядок их формирования (например в определенном разрешении, формате файла и т.п.). В качестве примера, можно использовать правила электронного оборота документа ФНС, например.
📱 Подписаться ➕ Задать вопрос