День 1563. #Карьера
Совещания Делают Вас Менее Продуктивными?
Согласно исследованию SurveyMonkey, 32% людей считают, что то, что было на совещании, могли бы прислать в e-mail. Скорее всего, где бы вы ни работали, вы не устраивались в эту компанию ради совещаний. Вы хотели создавать ПО. Но митинги стали частью процесса, и чем выше ваша позиция, тем больше встреч вас, вероятно, приглашают посетить. Сегодня рассмотрим влияние совещаний на продуктивность и способы сделать их лучше (или вообще избежать их).

Обычно во время встречи мы не можем выполнять основную работу. Множество вещей, связанных с митингами, могут заставить участников почувствовать, что они тратят свое время впустую: большое количество народа, негативные комментарии или уход от темы. Хуже того, плохие собрания не только влияют на отношение разработчиков к своей работе, но и несут убытки организации. Онлайн совещания, особенно после пандемии, когда все больше людей перешли на удалёнку, стали де-факто способом коммуникации, и это делает всех более напряженными, менее продуктивными и хуже в совместной работе.

Все эти недостатки совещаний могут заставить вас задаться вопросом, зачем вообще их проводить?

Никто не назначает встречу, чтобы мучить коллег. Это стандартный инструмент для совместной работы в компаниях, способ достижения консенсуса, обмена знаниями или мозгового штурма. Если альтернативой большему количеству совещаний является более авторитарное принятие решений, меньший вклад на всех уровнях организации и меньше возможностей для согласования и общения посредством личного взаимодействия, тогда лучше уж больше совещаний. Если вы когда-либо работали на авторитарного босса, который отдавал приказы, а не указания, то вы знаете, как болезненно работать в культуре без сотрудничества.

Многие люди воспринимают нежелание посещать встречи или отказ от неё как оскорбление. Кто-то, возможно, предпочёл бы e-mail с описанием задачи. Но другой человек может рассматривать встречу как способ прощупать идею, найти лучшее решение, работая с экспертом — с вами.

Встречи, которые проходят на стадии планирования, проектирования и определения объёма работ, в итоге оказываются наиболее полезными. Они не отвлекают вас от другой работы. Если все заинтересованные стороны не соберутся вместе и не определят, что необходимо сделать, инженеры не смогут разрабатывать решения вслепую.

Самая важная часть встречи — выделить время и подумать о том, кто там необходим, и создать среду, в которой можно принять решение. Каждый участник после встречи должен иметь представление о том, что делать дальше. По статистике лишь чуть больше половины уходят с собрания, зная, какие действия им нужно предпринять.

Если вам нужно собрание, нужно стать хорошим распорядителем, как и в любом другом проекте. Собрания улучшат чёткая повестка дня и короткое время встречи. Все участники могут повысить эффективность совещаний, если будут честны, ясны и общаться так, чтобы это приводило к принятию решения.

Необходимы перерывы между совещаниями, если их несколько в день. Также исследование Human Factors Lab в Microsoft обнаружило, что дни без совещаний улучшают общую коммуникацию, а продуктивность снижается, если разработчик проводит более двух совещаний в день.

Все исследования свидетельствуют в пользу того, чтобы проводить меньше встреч. Хотя они по-прежнему иногда необходимы. Dropbox использует систему 3D: решения (decisions), дебаты (debates) и обсуждение (discussion). Это действия, для выполнения которых люди должны сотрудничать. Всё остальное можно подать другими способами.

Мы проводим собрания по действительно веским причинам, но они сказываются на нас и наших организациях. Не нужно полностью отказываться от них, но поиск альтернативных способов сотрудничества в итоге принесёт пользу.

Источник: https://stackoverflow.blog/2023/04/12/are-meetings-making-you-less-productive/