Как я учитываю задачи у себя в команде - часть 1

Меня зовут Михаил Протасов. Я индивидуальный предприниматель, у меня на данный момент 9 фулл тайм сотрудников. Мы автоматизируем управление персоналом для крупных компаний. Среди моих клиентов: Газпром, Центральный Банк России, Интер РАО ЕЭС, РосГосСтрах, АльфаСтрахование, Московский Кредитный Банк, Окей, Медси и многие другие. Я работаю в этой области с 2007 года, а свой бизнес начал в январе 2019.

Меня всегда интересовали вопросы самоорганизации, организации работы команды и учета личных и командных задач. На протяжении своей карьеры я постоянно обучался этому, читал книги, проходил тренинги, пробовал различную методологию, программное обеспечение, обучал и консультировал других людей. В моей команде мы используем собственную программную разработку для учета командных задач. Мы ее постоянно развиваем и я планирую на ее базе создать продукт на продажу. Далее я опишу основные принципы методологии учета, которые использую в этой разработке.

Зачем нужен учет:
1. Контроль обязательств в команде, внутренних и внешних. Если есть обязательство, то все заинтересованные в нем должны быть уверены, что оно либо будет выполнено, либо с ними будут согласованы корректировки. А в случае возникновения проблем с обязательством, о проблемах станет известно заранее, а не по факту его невыполнения.
2. Координация работы команды. Учет помогает обеспечить прозрачность работы для всех участников и понимание своей ответственности. А также стимулирует возможность и готовность запрашивать и давать уточнения когда что-то непрозрачно или расходятся представления о границах ответственности.
3. Уменьшение стресса. Большое количество разноплановых задач со сложной структурой связей, сроков и обязательств может вызывать стресс. Если эта структура становится более ясной и наглядной для всех участников, если появляется алгоритм приоритезации и фокусировки на задачах, а также если обеспечивается контроль обязательств и координация, тогда стресс уменьшается.
4. Чистое сознание. Если обязательства и детали по задачам находятся не в голове, а в системе, то остается больше мыслительных ресурсов на задачу, на которой человек сейчас сфокусирован.

Помимо учета для всего перечисленного необходима соответствующая корпоративная культура.

Структура учета:
1. Задачи распределяются по проектам.
2. Проекты могут быть привязаны к клиентам или направлениям деятельности.
3. Некоторые задачи могут быть не проектными, а операционными. В чем разница? Проект имеет цели, привязанные к срокам. Эти цели и сроки могут корректироваться в процессе. После их достижения проект завершается. А операционные задачи актуальны всегда. Например, развитие сотрудников - операционная задача. А создание нового программного продукта - это проект. После его завершения могут стать актуальными другие сопутствующие проекты (например, создание нового модуля для этого продукта) или операционные задачи (например, поддержка серверов, обеспечивающих функционирование этого продукта).
4. Задачи могут образовывать иерархию. Например, задача "развитие сотрудников" может быть разбита на подзадачи, они в свою очередь на другие подзадачи и так далее. В этих подзадачах конкретизируются направления развития сотрудников, действия для развития в этих направлениях.
5. Задача может иметь оценку трудоемкости.
6. К задаче могут быть привязаны фактические трудозатраты по ней.
7. К проектам помимо задач привязываются контрольные точки.

Учет операционных задач, как правило, проще чем учет проектных. Поэтому далее сосредоточусь на описании учета проектных задач.