Как повысить точность оценки сроков, трудозатрат и стоимости проекта

Пишет клиент, высылает краткое описание процесса постановки и оценки KPI. Просит оценить стоимость. Я в ответ высылаю вилку: минимальную и максимальную сумму, за которую в прошлом мы делали подобные проекты. Договариваемся об онлайн собрании.

На собрании клиент удивляется:
- Почему такой большой разброс стоимости? Я ожидал, что вы дадите оценку с точностью около 20%.
- Вы знаете, даже после прояснения всех деталей и подготовки перечня задач с их оценкой, мы далеко не всегда попадаем в наши планы с точностью до 20%. Бывает, что наши трудозатраты по факту оказываются заметно выше, чем мы ожидали. В таких случаях мы проводим анализ после проекта и выписываем, какие факторы повлияли на рост трудозатрат. И в новых проектах предлагаем пройтись на берегу по списку этих факторов. И свериться, что из них актуально для нового проекта. Как смотрите на то, чтобы пройтись вместе по этому списку?
- Да, давайте, полезно будет учесть ваш опыт!
- Отлично, давайте начнем! Я обратил внимание, что в вашем описании отсутствует упоминание отчетности по результатам постановки и оценки KPI. Понадобится ли вам отчетность?
- Конечно, я думал, это само собой разумеется, что должна быть отчетность!
- Действительно отчетность в таких проектах очень важна. На сроки и стоимость ее разработки может повлиять необходимость интеграции с прочими ИТ системами в вашей организации. Если часть данных для отчетов нужно будет брать из них.

Обсуждаем детали, набрасываем примерный план. Далее, помимо отчетности, кратко обсуждаем необходимость учета ранее выполненных другими подрядчиками доработок, по которым, однако, отсутствует техническая документация. Обсуждаем требования безопасности при работе с конфиденциальной информацией и персональными данными. И ряд других тем. У клиента складывается понимание, какие факторы влияют на стоимость проекта. И что для их уточнения понадобится ряд собраний с представителями других подразделений их компании, а также исследование и описание ранее выполненных доработок системы. Берет паузу несколько дней на размышления. После чего решает заказать у нас аналитику, чтобы мы провели эти собрания и исследование.

Если у вас стоит задача повысить точность планирования сроков и трудозатрат, учитывайте прошлый опыт похожих проектов.
Изучайте, что там пошло или могло пойти не так. Составляйте список таких факторов. И сверяйтесь с ним перед новым проектом. Если у вас в команде было мало похожего опыта, привлекайте тех, у кого такого опыта много.

Мы свой подобный список оформили в виде опросника. Присылаем его всем нашим клиентам перед началом проекта. Высылаем ссылку на него по запросу:
✉️ mp@mpros.ru
@MikhailProtasov