Эффективный архив: как ГБУ «ГИАСО» внедрил цифровые решения в обработку запросов

Сотрудники сектора по работе с населением совместно с дирекцией Государственного исторического архива Сахалинской области успешно реализовали проект по совершенствованию процесса регистрации и исполнения запросов пользователей.

Коллектив архива выполнил важный проект по повышению эффективности работы с обращениями пользователей. Используя инструменты бережливого производства и современные технологии, сотрудники архива добились значительных улучшений в качестве обслуживания и сроках рассмотрения заявок.

В ходе проекта было создано удобное руководство в виде видеоинструкции, объясняющей, как правильно подать запрос. Также на сайте архива в разделе «Услуги — Запрос» размещена памятка по оформлению обращений.

Были устранены ненужные промежуточные звенья в обработке запросов, которые ранее существенно замедляли процесс. Полномочия по принятию решений переданы заведующему канцелярией — это позволило значительно сократить сроки проверки и принятия решений.

Кроме того, внедрено использование искусственного интеллекта для быстрого и точного обнаружения ошибок в текстах, что ускорило обработку запросов.

В итоге общее время обработки обращений сократилось почти на 20 %, что существенно повысило производительность архива.

Проект наглядно продемонстрировал возможности бережливого подхода и цифровизации для повышения продуктивности процессов и улучшения качества услуг, предоставляемых пользователям.