Комплектование архива цифровыми фотодокументами станет эффективнее

Государственный исторический архив Сахалинской области в рамках создания образцового учреждения «Образцовое учреждение. Бережливый архив» усовершенствовал процесс аннотирования электронных фотодокументов, поступающих от органов исполнительной власти Сахалинской области

♾С 2020 года архив обеспечивает комплектование цифровыми фотодокументами, иллюстрирующими проведение важных общественно-политических, культурных, спортивных, социально-экономических мероприятий, происходящих как в Сахалинской области, так и за её пределами с участием губернатора, членов правительства Сахалинской области и руководителей органов исполнительной власти Сахалинской области.

Модель, обеспечивающая функционирование этого процесса, была малоэффективна. Фотодокументы от 13 организаций поступали в архив несвоевременно и без описания. Такой неэффективный процесс привёл к потере времени и качества предоставляемых пользователям фотодокументов.

🫥Цель реализации проекта — ускорить процесс, минимизировать затраты ресурсов и повысить качество описания цифровых фотодокументов. Нам важно сократить время подготовки одной группы документов до приемлемого уровня, снизив рабочую нагрузку сотрудников.

Уже на начальном этапе применения выявлены значительные возможности для оптимизации существующих процессов. Основные мероприятия, реализованные в ходе работы над проектом, обеспечили сокращение срока описания фотодокументов одной организации более чем на 50%, уменьшив общие трудозатраты на 79 690 человеко-часов, или на 51%. Результаты внедрения проекта позволили значительно ускорить обработку фотодокументов и сохранить важную информацию для научных исследований.

Т⚙️аким образом, внедрённый нами проект обеспечил эффективность работы учреждения, удовлетворяя потребности исследователей.