Как я успеваю управлять 5 клиентами?

Идея создать агентство и систематизировать все процессы была у меня на примете уже более двух лет. Судя по моим беседам с владельцами разных ноукод агентств, многие из них не имеют четко установленного процесса – по крайней мере в этой сфере. Под "четким процессом" я имею в виду хорошо отлаженный и понятный путь от первой встречи с клиентом до успешного завершения проекта.

За последние два года я многократно пересматривал детали своего подхода к разработке, но многие из них так и оставались лишь на бумаге. Однако когда месяц назад ко мне одновременно обратились несколько клиентов, стало ясно, что без четкой системы я выгорю уже через 2 недели. Как и всегда - идеи реализуются только при реальной потребности.

Ранее я вел задачи в Clickup, но работа с ним вечно не приживается (возможно станет получше в версии 3.0). Поэтому я решил попробовать Airtable.

И так моя система (таблицы):
1. Клиенты - тут я храню основную информацию о клиентах, почасовую ставку, источник привлечения и так далее
2. К каждому клиенту привязывается проект, их может быть и несколько. Тут указывается стэк, основная идея, ссылка на документацию проекта.
3. К каждому проекту крепятся milestones. По сути эдакие эпики/большие фичи, к которым крепятся задачи. У них есть дедлайн и примерная оценка в часах.
4. К milestones крепятся задачи. У задачи есть название, описание, дата начала и конца, приоритетность, статус, заметка для статуса Blocking (уточнение почему задача заблокирована). Сейчас я пытаюсь подключить к системе разработчика, поэтому добавились поля assignee и заметки. После выполнения задача уходит ко мне на проверку и я оставляю заметки для разработчика.

В дополнение к основным таблицам у меня есть:
5. Звонки - тут, в идеале, должны фиксироваться все звонки с кратким содержанием, однако этот пункт пока еще в разработке.
6. Уведомления - напоминания о необходимости выставить счета, провести звонки и так далее.
7. Интеграция с календарем - тут я вижу все события из своего календаря.
8. Доступы - информация о доступах ко всем сервисам клиента.
9. Трекер времени - я использую трекер от Toptal. У него есть внутреннее API, которое я использую, чтобы вытащить данные по конкретному проекту. Название проектов в CRM и трекере совпадают. Таким образом я могу сравнивать суммарную оценку времени по milestones и реально затраченное время.
10. Счета - тут я храню данные о счетах. Они вяжутся к отдельной таблице с налоговыми отчетами (я подаю их каждый месяц)

Я также настроил интерфейсы для удобного управления задачами и их отображения в календаре. У разработчика есть свой интерфейс, где он видит информацию только по тем проектам, к которым он привязан.

Это все хорошо, но действительно ли оно работает, как задумано?
Я стараюсь записывать обновления по всем проектам в конце дня. Иногда я пропускаю дни, если работы очень много, но в течении нескольких дней все равно делаю ревью.

Ставьте лайк и подписывайтесь, завтра я буду пробовать новый формат и расскажу как расписать в ТЗ процесс оплаты и ничего не забыть.