Для того, чтобы люди обменивались знаниями очень важно, сочетание нескольких факторов:

Не должно быть предубеждений, которые бы мешали сотрудникам задавать вопросы
* Любой, даже кажущийся глупым, вопрос — хороший вопрос!
* Вопрос можно задать кому угодно, на любую тему, любым, даже матерным, языком.

Новых сотрудников должны учить не держать в себе, а задавать вопросы. И, с одной стороны, они должны получать поддержку в этом стремлении, а с другой — они должны помнить про ответственность думать своей головой.

Должна быть поддерживаемая всеми и понятная модель принятия решений — где задавать вопросы в какой ситуации. Особенно это важно для удалённой команды.
* В каких каналах в каких мессенджерах задавать вопросы по каким темам?
* Когда нужно отвлекать коллег и требовать немедленного ответа, когда можно использовать асинхронные механики задавания вопросов, а когда можно просто подождать со своим вопросом до удачного случая?

В идеале — должны быть ответственные за отвечание на вопросы по темам/в каналах, а также какие-то внятные сроки ответа на вопрос.
Последнее, разумеется, ни в коем случае не означает необходимость создания "законов" и "регламентов". Главное — чтобы люди верили, что получат ответ вовремя.